14.1. Электронные дела передаются в архив исполнительного органа государственной власти в упорядоченном состоянии по описям электронных документов (приложения N 4 и N 5) с сопроводительной служебной запиской.
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
14.2. Опись электронных документов является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных документов, передаваемых на постоянное хранение в государственный архив.
14.3. Описи электронных документов составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.
При составлении описи электронных документов в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:
- заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и при необходимости другой информации.
14.4. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу); объем контейнера электронного дела, в Мб. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.
14.5. На каждое электронное дело, включенное в опись электронных дел документов постоянного хранения и документов временного (свыше 10 лет) хранения, составляется реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела (приложения N 4 и N 5 к настоящему Регламенту).
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
Реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела являются приложениями к соответствующим описям электронных дел, документов.
14.6. На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные описи на бумажном носителе и в электронной форме.
14.7. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью), общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.
14.8. К описи составляется предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.