(в редакции Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
10.1. Исполненные электронные документы формируются в электронные дела.
10.2. Электронные дела создаются, систематизируются и индексируются в СЭД в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение, использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД).
10.3. Перечень ЭД разрабатывается на основании номенклатуры дел, согласованной Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
10.4. Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа или работниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительного органа.
10.5. Разработка Перечня ЭД осуществляется в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, указанным в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
10.6. Сроки хранения документов, установленные Перечнем ЭД и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
10.7. Перечень ЭД оформляется в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту на бумажном носителе в четырех экземплярах:
- первый экземпляр - хранится в службе делопроизводства исполнительного органа и приобщается к номенклатуре дел;
- второй экземпляр - передается в архив исполнительного органа;
- третий экземпляр - приобщается к документам ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;
- четвертый экземпляр - направляется в Главное управление информатизации и связи города Севастополя с приложением файла, содержащего Перечень ЭД, в формате docx.
10.8. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - индекс по номенклатуре, графа 2 - вид документа, графа 3 - срок хранения документа, графа 4 - номер статьи по перечню и/или ссылка на иной нормативный акт, которым установлен срок хранения, в случае, если срок хранения установлен протоколом экспертной комиссии (далее - ЭК) исполнительного органа, ссылка на дату и номер протокола.
10.9. Перечень ЭД утверждается руководителем исполнительного органа после согласования ЭК исполнительного органа и ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
После утверждения Перечня ЭД в графе "Примечание" номенклатуры дел в отношении документов, включенных в Перечень ЭД, делается обязательная отметка "ЭД".
По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
10.10. После утверждения Перечень ЭД передается исполнительным органом в Главное управление информатизации и связи города Севастополя для перенесения в СЭД.
Главное управление информатизации и связи города Севастополя вносит изменения в СЭД только при наличии согласования Перечня ЭД ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Внесение изменений и дополнений в Перечень ЭД осуществляется исполнительным органом - разработчиком Перечня ЭД.
Согласование и утверждение изменений и дополнений Перечня ЭД осуществляются в соответствии с процедурой согласования и утверждения Перечня ЭД, указанной в п. 10.9 настоящего Регламента.