1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования системы электронного документооборота (далее - СЭД) в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и отправки, а также специфических функций по применению квалифицированной электронной подписи (далее - КЭП), порядок работы с ключами электронной подписи и сертификатами КЭП и является обязательным для исполнения членами Правительства Севастополя, работниками исполнительных органов государственной власти города Севастополя, которые являются участниками электронного взаимодействия и обеспечены средствами КЭП.
1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, регистрацию документов;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Севастополя, исполнительных органов государственной власти города Севастополя;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
владелец сертификата ключа проверки квалифицированной электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки квалифицированной электронной подписи;
ключ квалифицированной электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания квалифицированной электронной подписи; ключ проверки квалифицированной электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом квалифицированной электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности квалифицированной электронной подписи (далее - проверка квалифицированной электронной подписи);
носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей КЭП;
подписант - должностное лицо Правительства Севастополя, исполнительного органа государственной власти города Севастополя, имеющее право подписи;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
пользователи - Губернатор города Севастополя, члены Правительства Севастополя, работники иных органов государственной власти города Севастополя, получившие в установленном порядке право доступа к СЭД, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);
прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
регистраторы - пользователи СЭД, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники, ответственные за ведение делопроизводства в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя);
регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
средства квалифицированной электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание квалифицированной электронной подписи, проверка квалифицированной электронной подписи, создание ключа квалифицированной электронной подписи и ключа проверки квалифицированной электронной подписи;
сертификат ключа проверки квалифицированной электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
участники электронного взаимодействия - юридические лица и/или их структурные подразделения, осуществляющие обмен информацией в электронной форме в СЭД. Участники электронного взаимодействия подразделяются на три категории: исполнительные органы государственной власти города Севастополя (01); органы местного самоуправления в городе Севастополе (02); организации, подведомственные исполнительным органам государственной власти города Севастополя (03). В каждой категории участники электронного взаимодействия систематизируются в соответствии с перечнем индексов. Перечень индексов в первой категории участников электронного взаимодействия определен в приложении N 1 к настоящему Регламенту. Перечни индексов участников электронного взаимодействия второй и третьей категорий и порядок формирования номера определяются Главным управлением информатизации и связи города Севастополя с учетом требований пункта 1.14 настоящего Регламента;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
квалифицированная электронная подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (КЭП);
электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭД;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства:
- временное хранение документов Архивного фонда города Севастополя - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)
- архивный фонд - совокупность архивных документов, созданных в деятельности организации;
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 26.12.2018 N 576-РГ)