2.1. Прием и регистрация входящих документов, адресованных Губернатору города Севастополя, заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя (далее - заместители Губернатора) и Правительству Севастополя, на бумажном носителе и в электронной форме (за исключением обращений граждан, организаций и других документов, подлежащих учету в Управлении по работе с обращениями граждан Департамента общественных коммуникаций города Севастополя, поступающих на официальный электронный адрес Правительства Севастополя) осуществляется централизованно в Управлении секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (отдел по работе с документами вышестоящих органов и отдел общего делопроизводства (далее - служба делопроизводства)).
Прием и регистрация в СЭД обращений граждан, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, на бумажном носителе и в форме электронного документа, поступивших в адрес Губернатора города Севастополя, его заместителей и Правительства Севастополя, осуществляется в Управлении по работе с обращениями граждан Департамента общественных коммуникаций города Севастополя в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по работе с обращениями граждан, адресованными Губернатору города Севастополя, Правительству Севастополя, заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 28.12.2017 N 1000-ПП, и Сборником методических рекомендаций и документов, в том числе в электронном виде, по работе с обращениями граждан и запросами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в приемных Президента Российской Федерации, в государственных органах и органах местного самоуправления.
(в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ)
2.2. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес), полноты оформления и комплектности документа).
При этом выявляются документы, не подлежащие регистрации, в соответствии с подразделом 6.2 раздела 6 Инструкции по делопроизводству.
(п. 2.2 в ред. Распоряжения Губернатора города Севастополя от 12.10.2018 N 408-РГ)
2.3. Регистрация документов, подлежащих обработке в электронном виде.
2.3.1. Регистрация поступивших электронных документов осуществляется в день поступления на регистрацию. Если документы поступили в течение последнего часа рабочего дня, то допускается их регистрация на следующий день. Срочные документы регистрируются в течение часа.
При регистрации входящих документов в СЭД вносятся сведения, которые в дальнейшем используются для осуществления учета и поиска зарегистрированных документов:
Основные:
1) Номер и дата поступившего на регистрацию документа;
2) Заголовок (краткое содержание);
3) Вид документа;
4) Дата регистрации;
5) Регистрационный номер документа;
6) Корреспондент (организация, откуда поступил документ);
7) Автор (фамилия, инициалы, должность);
8) Адресаты (фамилии и инициалы должностных лиц, на чье имя поступил документ);
9) Особая отметка (при наличии таковой, выбирается из классификатора);
10) Контрольные данные документа (признак контроля, срок исполнения, контролер).
Дополнительные:
1) количество листов;
2) количество экземпляров;
3) количество приложений;
4) количество листов приложения.
Реквизиты, необязательные для заполнения и используемые при необходимости:
1) тематика (выбирается из классификатора);
2) исполнитель поступившего на регистрацию входящего документа;