МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 9 октября 2017 года N 72
Об утверждении Положения об объединенном архиве Министерства образования Омской области
(с изменениями на 20 января 2023 года)
(в ред. Приказа Министерства образования Омской области от 20.01.2023 N 4)
В соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктами 1.3 - 1.5 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение об объединенном архиве Министерства образования Омской области.
2. Признать утратившим силу приказ Министерства образования Омской области от 1 ноября 2010 года N 32 "Об утверждении Положения об объединенном архиве Министерства образования Омской области".
Министр образования
Омской области
Т.В.Дернова
Приложение
к приказу Министерства
образования Омской области
от 9 октября 2017 г. N 72
ПОЛОЖЕНИЕ
об объединенном архиве Министерства образования Омской области
(в ред. Приказа Министерства образования Омской области от 20.01.2023 N 4)
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения объединенного архива Министерства образования Омской области (далее соответственно - архив, Министерство).
2. Архив создается на правах структурного подразделения Министерства, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), источником комплектования которого выступает Министерство, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, государственных учреждений Омской области, функции и полномочия учредителя в отношении которых осуществляет Министерство (далее - учреждения), обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.
II. Состав документов архива
4. Архив хранит:
1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Министерства;
2) документы по личному составу учреждений;
3) справочно-поисковые средства к документам (исторические, тематические и другие справки), раскрывающие состав и содержание дел (документов) архива и учетные документы архива (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, описи дел, реестр описей).
III. Задачи архива
5. К задачам архива относятся:
1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;
2) комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Министерства, учреждений;
3) учет документов, находящихся на хранении в архиве;
4) использование документов, находящихся на хранении в архиве;
5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Исторический архив;
6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив.
IV. Функции архива
6. Архив осуществляет следующие функции:
1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, документов по личному составу учреждений в соответствии с утвержденным графиком;
2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве;
3) представляет в Исторический архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Министерства, учреждений;
5) осуществляет подготовку и представляет на:
- рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу Министерства и учреждений, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
- утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры) описи дел постоянного хранения;
- согласование ЭПК Министерства культуры или Исторического архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу Министерства;
- согласование ЭПК Министерства культуры или Исторического архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
- утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры или Историческим архивом, в случае наделения его соответствующими полномочиями;
6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Исторический архив;
7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве;
9) организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов архива;
10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов Министерства, учреждений;
11) организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;
12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;
13) ведет учет использования документов архива;
14) создает фонд пользования архива и организует его использование;
15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива;
16) участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;
17) оказывает методическую помощь:
- службе делопроизводства Министерства и учреждениям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
- структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в архив.
V. Права архива
7. Архив имеет право:
1) представлять руководству Министерства предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;
2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива;
3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива;
4) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком;
5) принимать участие в заседаниях ЭПК Министерства культуры.
_______________
