НОВОСИБИРСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
третьего созыва

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
тридцать девятой сессии

от 25 февраля 2005 года


Об областной целевой программе
«Архивы Новосибирской области
в 2005 - 2008 гг.»

(с изменениями на 30 октября 2008 года)

_________________________________

Документ с изменениями, внесенными:

постановлением второй сессии Новосибирского областного Совета депутатов четвертого созыва от 28.02.06;

постановлением двадцать седьмой сессии Новосибирского областного Совета депутатов четвертого созыва от 30.10.2008 N 181

_________________________________

Новосибирский областной Совет депутатов

1. Утвердить областную целевую программу «Архивы Новосибирской области в 2005 - 2008 гг.»

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

     Председатель Совета
                                                    В.В.Леонов

Утверждена

постановлением 39-ой сессии
Новосибирского областного
Совета депутатов от 25.02.2005

1. ПАСПОРТ

(В редакции, введенной постановлением второй сессии Новосибирского областного Совета депутатов четвертого созыва от 28.02.06, - см. предыдущую редакцию)

1. Общие положения

       Областная целевая  программа «Архивы Новосибирской области в 2005 - 2008 гг.» - третья Программа по реализации государственной политики Новосибирской области в сфере архивного дела.  В ходе реализации предыдущих   областных целевых программ    архивные органы и учреждения области были обеспечены помещениями для гарантированной сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области,  расширены площади архивохранилищ. Первой в  Сибири и в России   Новосибирская область обеспечила архивную службу городского и районного звена автоматизированными  рабочими местами, позволившими  начать переход  к  внедрению информационных архивных технологий, в том числе  приступить к внедрению общероссийской базы данных  по  автоматизированному учёту документов  «Архивный фонд».

Вместе с тем  требует решения  комплекс  задач по увеличению сроков хранения   архивной  информации на различных носителях.

        Областная     целевая    программа  «Архивы  Новосибирской   области в 2005 - 2008 гг.» (далее - Программа) представляет собой комплекс мероприятий, направленных на увеличение сроков сохранности  документированной информации за счёт  перехода на  современные  технологии создания страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда  Новосибирской области,   введение в научный оборот новых архивных источников, оптимизацию поиска  документированной    информации.

Объектом Программы является Архивный фонд Новосибирской области и входящие в его состав документы.

Предметом регулирования Программы является обеспечение безопасности архивных документов и увеличение сроков их использования.

Сферой действия Программы - отношения по вопросам хранения  документированной информации Архивного фонда Новосибирской области и обеспечения доступа к ней юридических и физических лиц.

В сферу действия Программы входят областное  государственное  учреждение «Государственный архив Новосибирской области» (далее -  ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»), архивные органы в городах и районах области.

В Программе используются следующие термины и понятия:

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, подлежащий хранению в силу значимости носителя и информации для граждан, общества и государства;

        документы по личному составу -  архивные документы, отражающие трудовые отношения работника  с работодателем;

        особо ценный документ - документ, имеющий непреходящую культурно - историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства,  в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования;

уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения и/или автографичности;

документ Архивного фонда Новосибирской  области - архивный документ, прошедший экспертизу его ценности, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивный фонд Новосибирской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение,  являющихся неотъемлемой частью информационных ресурсов и  историко-культурного наследия  жителей Новосибирской области, народов  Российской Федерации, и подлежащих постоянному хранению;

пользователь архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам на законных основаниях для получения и использования необходимой информации.    

Нормативно - правовой базой разработки данной Программы являются Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года N   125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Закон Новосибирской области «Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах», постановление главы администрации Новосибирской области от 18.02.2004 N   81 «О реализации основных задач администрации Новосибирской области в сфере развития архивного дела в Новосибирской области на 2004 год», постановление главы администрации Новосибирской области от 27.01.99 N 43 «Об утверждении Положения о порядке разработки и реализации областных целевых программ».

2. Содержание проблемы и обоснование необходимости её решения
программными методами

Архивный фонд Новосибирской области  составляют сегодня около 2,8 млн. дел по истории государственного управления Сибирью, Новосибирской областью, по истории развития г. Новосибирска, населенных пунктов и районов области со второй половины XVIII по  начало XXI в., которые в силу своей уникальности имеют большую историческую, культурную, материальную ценность.

        Архивные органы городов Новосибирска,  Бердска и Оби, 30 районов области   хранят  826 тыс. дел. Это официальные  документы органов власти и управления, колхозов, совхозов, документы по землеустройству и землепользованию, статистические и финансовые документы, уникальные - о столыпинской земельной реформе, раскулачивании и переселении, о помощи фронту в годы Великой Отечественной войны, списки эвакуированных, документы и личные фонды знатных граждан.            

Основную часть документов Архивного фонда области - 1млн. 970 тыс. дел   составляют документы ОГУ «Государственный архив Новосибирской области».  Здесь хранятся документы с 1726 г. по наши дни.

Документы Архивного фонда от длительного хранения  и в процессе использования физически стареют,  тексты документов «затухают», становятся недоступными для использования.

Для восстановления затухающих текстов создана и применяются архивными учреждениями методология цифровой обработки информации. Программа предусматривает создание условий   в ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» для  восстановления  текстов методом цифровой обработки информации (п. 1.3. приложения N   1; п.3 приложения N   3).  

Продлению срока хранения документов служит их микрофильмирование, считающееся наиболее приемлемым с точки зрения продолжительности сохранности носителя. Лаборатория микрофильмирования была создана при органе управления архивным делом Новосибирской области в 1958 г.

За прошедший период микрофильмирующее оборудование физически и морально устарело, в 2002 г. создание страхового фонда микрофильмов на особо ценные и уникальные, а также наиболее используемые  документы Архивного фонда Новосибирской области было  прекращено. На сегодняшний день для  создания страхового фонда замикрофильмированы  лишь  31488 единиц хранения на бумажной основе (1,6 % от объёма дел ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»).  Объём страхового фонда микрофильмов  насчитывает 5170695 кадров негатива и  7302 ролика микрофиш.  

Кроме того, создание страхового фонда копий особо ценных и уникальных документов посредством  микрофильмирования позволяет сохранить документированную  информацию на случай утраты или повреждения оригинала.

В целях сохранности страхового фонда микрофильмов на особо ценные и уникальные документы Архивного фонда  Новосибирской области, как и других субъектов Российской Федерации,  в сети федеральных архивов России действует Центр хранения страхового фонда в г. Ялуторовске Тюменской области.  Отсутствие системного подхода к созданию страхового фонда  микрофильмов,  устаревшее оборудование и  дефицит финансовых средств на отправку микрофильма в Центр хранения страхового фонда не позволили  нашей области сегодня иметь  полноценный страховой фонд микрофильмов на случай утраты или повреждения оригиналов документов.   

Программа предусматривает оснащение лаборатории  ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»  современным комплексом  оборудования для микрофильмирования, копирования, оцифрования и воспроизводства особо ценных и уникальных документов,  их перезаписи на различные носители (п. 1.1. приложения N  1;  п. 1 приложения N  3). Это позволит  в ближайшие 5 лет  сформировать основную часть  страхового фонда микрофильмов на особо ценные и уникальные,  а также   наиболее востребованные документы  ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»,  полностью исключить  их  выдачу в читальные залы, так как одновременно со съемкой  создается фонд пользования на электронных носителях, позволяющий изучать и копировать их при помощи компьютера. Один из возможных поставщиков оборудования - фирма «Электронный архив», имеющая опыт сотрудничества с архивной службой России.

В последние годы в результате массовой ликвидации крупных промышленных предприятий (в основном федеральной собственности)  серьезно обострилась  проблема обеспечения сохранности документов, как постоянного хранения, так и документов о трудовых правоотношениях граждан и юридических лиц (документов по личному составу). В настоящее время в Новосибирской области, как  и в Сибири в целом,  сложилась угроза потери огромного массива  документов по личному составу, которые  являются основанием для выдачи гражданам документов, удостоверяющих их личность, свидетельствующих об их должности, служащих основанием для получения  льгот, пособий, пенсий.    

С целью увеличения  объёмов приёма документов ОГУ «Государственный архив Новосибирской области»  проводит уплотнение архивохранилищ. Переоборудование одного из малых хранилищ раздвижными металлическими стеллажами  позволит  разместить в нём  в 2 раза  больше документов.  В хранилище  предполагается организовать обособленное хранение  особо ценных и уникальных дел,   подлежащих эвакуации  на период военного времени (п. 1.5 приложения N   1; п. 5 приложения N   3).

Для безопасного хранения  страховых и рабочих экземпляров описей  дел  на документы по личному составу планируется приобретение металлических шкафов (п. 1.6 приложения N   1; п. 6 приложения N   3).

Условиям  оперативного поиска документов и защиты их  от воздействия внешней среды отвечает хранение документов в специальных архивных коробках. В настоящее время около 30% дел,  хранящихся в корпусе N  1 (ул. Свердлова, 16), не закартонированы.  Программа предусматривает, в первую очередь, осуществить  картонирование  метрических книг церквей середины 18 - начала 20 веков (п. 1.12 приложения N   1; п. 22.1 приложения N   3).

          Ежегодно  архивные учреждения области исполняют  до  50 тыс. обращений юридических и физических лиц,  в читальных залах работают более 1000 исследователей.     

Архивные документы активно используются  для принятия управленческих решений, подтверждения прав собственности на землю, основные фонды и  другую недвижимость. Все возрастающие  объёмы использования документов в различных целях требуют качественного изготовления большого количества копий по заказам юридических и физических лиц. Только за 2003 год архивная  служба  области изготовила для пользователей  около 60 тысяч копий документов.  Архивные органы городов и районов области оснащены копировально-множительной техникой в ходе реализации    предыдущей  областной  целевой  программы  «Сохранение архивных документов - части историко-культурного наследия и информационных ресурсов Новосибирской области на 2001 - 2003 гг.».

Настоящая Программа предусматривает приобретение новых копировально-множительных  аппаратов для читальных залов и  лаборатории  ОГУ « Государственный архив  Новосибирской  области» (п. 4.8, 4.9 приложения N   1; п. 20,21 приложения N   3).      

Несмотря на значительные  объемы дел,  находящихся  на  хранении в архивных учреждениях области,  хранилища архивных органов городов и районов области не  оснащены приборами для контроля за   состоянием температурно-влажностного режима,  не оснащены техническими  средствами для  перемещения   документов. Программа предусматривает централизованное оснащение районного и городского звена государственной архивной службы области    приборами для контроля за   температурно-влажностным  режимом и   тележками для перемещения   документов (п. 1.8 -  1.10 приложения N   1; п. 8-10 приложения N   3).

В настоящее время архивы активно внедряют в работу автоматизированные архивные технологии, создавая учетные и информационные базы данных, в том числе по исполнению социально-правовых запросов. Для дальнейшего развития и расширения использования  баз данных необходимо увеличение числа автоматизированных рабочих мест, модернизация локальной вычислительной сети государственной архивной  службы Новосибирской области (п. 2.1 - 2.7 приложения N   1; п. 12 - 15 приложения N   3).

Пополнение Архивного фонда Новосибирской области современными аудиовизуальными документами  невозможно без оборудования  для их использования и воспроизводства. Кроме того,  производители (собственники) названной  категории документации обладают авторскими правами.  Программа предусматривает пополнение фонда  аудиовизульных  документов и  создание комплекса  оборудования для работы с ними  в ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» (п. 3.2 - 3.4,  приложения N   1; п. 16 - 17 приложения N   3).

Организации - источники комплектования  областного архива и архивных органов городов и районов области в соответствии с действующим архивным законодательством  имеют право хранить документы,  отнесённые к  составу Архивного фонда, от 5 до 15 лет.  На стадии ведомственного хранения,  в силу объективных и субъективных причин, имеют место факты утраты документов. С целью предотвращения угрозы утраты документов Архивного фонда  на стадии ведомственного хранения, Программа предусматривает  проведение  смотров сохранности документов и состояния архивов  в 2050 организациях  - источниках  комплектования  Архивного фонда Новосибирской области (п. 3.5  приложения N   1).

Признание органов государственной  власти,  учёных - историков и архивистов  не только Сибири, но  и России в целом получила  ежегодная научно - практическая конференция «Проблемы истории управления Сибири  16 - 21 веков», благодаря которой    достоянием науки и практики становятся новые актуальные исследования в данной области.  Как и  в предыдущие годы, при поддержке администрации Новосибирской области и  Новосибирского областного Совета депутатов,  Исполнительного комитета Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение», Института истории СО РАН, Новосибирского государственного университета, Новосибирского государственного университета экономики и права,  управление государственной  архивной службы Новосибирской области   предусматривает  проведение конференций и издание тезисов докладов и сообщений  (п. 4.5 приложения N   1).  

          В Программу заложена   работа    ОГУ    «Государственный    архив    Новосибирской    области»  над шестью документальными изданиями, которые будут подготовлены самостоятельно и в содружестве с Институтом истории СО РАН,   Новосибирской государственной областной научной библиотекой.  

В числе  актуальных справочных изданий  2005 - 2008 гг. - «Справочник по административно - территориальному делению Новосибирской области» и справочник «Документы по личному составу  в государственных  архивохранилищах Новосибирской области» (п. 4.2 - 4.3. приложения N  1).

Задачам государственной архивной службы в  жизни общества еще не отвечает уровень оснащения архивных учреждений области  оборудованием  для  экспонирования  архивных документов, что не позволяет активно и  всесторонне  их использовать,  снижает качество обслуживания пользователей архивной информации.  Настоящая Программа направлена на  решение данной проблемы (п. 4.6 - 4.7 приложения N   1; п. 18 - 19 приложения N   3).