Описание последовательности действий (процедур) при исполнении государственной функции
19. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрацию документов, поступивших от заявителей, и передачу их на исполнение;
- анализ нормативных, учётных и методических документов по делопроизводству и архивному делу;
- рассмотрение нормативных, учётных и методических документов по делопроизводству и архивному делу на заседании Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления (далее - ЦЭПМК) и принятие решения о согласовании, утверждении или отказе в согласовании, утверждении;
- составление и утверждение протокола ЦЭПМК, подготовку распоряжений Архивного управления;
- отправку ответов заявителям.
Регистрация документов, поступивших от заявителей, и передача их на исполнение
20. Приём и регистрацию документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК, осуществляет специалист Архивного управления, обеспечивающий приём и регистрацию почтовой корреспонденции. Специалист проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
21. После регистрации документы направляются председателю ЦЭПМК. Председатель ЦЭПМК определяет специалиста, ответственного за подготовку экспертного заключения и рассмотрение проекта (далее - ответственный исполнитель) на заседании ЦЭПМК, и передает документы секретарю ЦЭПМК с резолюцией.
Резолюция проставляется председателем ЦЭПМК на сопроводительном письме или на отдельном листе и содержит:
- фамилию, инициалы ответственного исполнителя;
- срок подготовки экспертного заключения и (или) рецензии;
- подпись;
- дату резолюции.
22. Секретарь ЦЭПМК:
- регистрирует полученные документы в книге регистрации документов (приложение 1);
- совместно с ответственным исполнителем проверяет правильность оформления документов и их комплектность.
23. В случае, если документы поступили в полном комплекте и правильно оформлены, они передаются секретарём ответственному исполнителю для исполнения.
24. Если в ходе проверки представленных документов выявлены замечания по комплекту и оформлению документов, ответственный исполнитель:
- информирует об этом заявителя устно в течение 3-х рабочих дней;
- готовит проект письма о необходимости устранения замечаний и после подписания его начальником Архивного управления передает специалисту, ответственному за приём и регистрацию почтовой корреспонденции, для отправки заявителю.
25. В случае, если по истечении 10-ти рабочих дней с даты направления письма заявитель не устранит замечания, ответственный исполнитель готовит проект письма Архивного управления с обоснованием отказа в исполнении государственной функции. Письмо за подписью начальника Архивного управления или его заместителя отправляется заявителю не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) почтой по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма.
Анализ нормативных, учётных и методических документов по делопроизводству и архивному делу
26. Ответственный исполнитель готовит заключение (приложения 2, 3) и (или) рецензию на поступившие от заявителя нормативные, учётные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, проект решения ЦЭПМК и представляет их вместе с документами секретарю ЦЭПМК для включения в повестку дня очередного заседания.
27. Для подготовки заключений и (или) рецензий на нормативные, учётные и методические документы по делопроизводству и архивному делу кроме членов ЦЭПМК председателем ЦЭПМК могут привлекаться работники ГКУ ЛОГАВ, муниципальных архивов.
28. Срок подготовки заключений и (или) рецензий определяется председателем ЦЭПМК, но не может превышать с момента регистрации секретарем ЦЭПМК 30-ти дней на следующие документы: