ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 декабря 2013 года N 516-РГ

О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области

(с изменениями на 16 мая 2016 года)

В целях исполнения плана основных мероприятий по внедрению межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области, утвержденного распоряжением Губернатора Московской области от 12.07.2013 N 268-РГ "Об основных мероприятиях по внедрению межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области":

1. Ввести межведомственную систему электронного документооборота Московской области в промышленную эксплуатацию с 1 января 2014 года.

2. Утвердить Положение об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области (прилагается).

2.1. Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота.

(Пункт 2.1 дополнительно включен распоряжением Губернатора Московской области от 1 апреля 2015 года N 79-РГ)

3. Возложить на Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области организацию мероприятий по сопровождению межведомственной системы электронного документооборота Московской области.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Вице-губернатора Московской области Габдрахманова И.Н.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор
Московской области
А.Ю.Воробьёв

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
Губернатора Московской области
от 27 декабря 2013 года N 516-РГ

     

Положение об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области

(с изменениями на 16 мая 2016 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует процесс создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (далее - ведомства) в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД).

1.2. К МСЭД подключены все работники ведомств, автоматизированы все процессы документационного обеспечения в ведомствах.

2. Термины и определения, применяемые в настоящем Положении

Адресат (или получатель) - физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное).

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Ведомства - центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области.

Доверенное лицо - лицо, указанное в листе согласования непосредственно перед подписантом. Документ попадает к подписанту только после визирования доверенным лицом.

Замещающее лицо - лицо, назначенное исполняющим обязанности другого лица в соответствии с приказом/распоряжением ведомства.

МСЭД - межведомственная система электронного документооборота Московской области, предназначенная для создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

МЭДО - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Оригинал - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные - термин, определяемый в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Передача прав - предоставление любому другому сотруднику, имеющему учетную запись в МСЭД, доступа к личному кабинету лица, передающего права.

Подписант - лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение - структурное подразделение ведомства.

Резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания).

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

РК - регистрационная карточка документа в системе МСЭД.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Служба ДОУ - структурное подразделение ведомства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ведомства.

УДО - подразделение, к ведению которого относятся вопросы документационного обеспечения, входящее в состав Администрации Губернатора Московской области.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы (МСЭД).

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

Электронная копия документа - электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронный образ документа - электронная копия (скан-копия, скан-образ) документа, изготовленного на бумажном носителе.

(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 16 мая 2016 года N 119-РГ. - См. предыдущую редакцию)

"корреспондент", "лист согласования", "замечания", "направление", "резолюция" - функции и атрибуты, используемые при обработке документов в МСЭД.

3. Общие правила подготовки и передачи документов

3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, определенные в нормативных и распорядительных документах по делопроизводству в ведомствах.

3.2. В ведомство могут поступать документы в электронном виде и на бумажных носителях (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов. Подлежат хранению документы на бумажном носителе, поступающие и создающиеся в ведомстве.

3.3. В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот.

3.4. Для документов, имеющих гриф "Для служебного пользования" (далее - ДСП), содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка "ДСП", при этом электронный графический или текстовый образ документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями.

К РК может быть прикреплен электронный образ документа, при этом приложение, содержащее персональные данные, передается на бумажном носителе.

3.5. При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа, заверенного электронной подписью, или отсканированного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.

3.6. Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 09.02.2012 N 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи".

3.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы ДОУ ведомства выполняют проверку подлинности электронной подписи.

3.8. Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и, при необходимости, распечатывает лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи.

3.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ведомстве в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.

3.11. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью и/или печатью установленного образца документы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД.

3.12. При поступлении в ведомство резолюции к документу, который ранее был направлен в это ведомство в бумажном виде, повторно этот документ в бумажном виде не представляется.

3.13. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

4. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

4.1. Прием документов и регистрация документов в МСЭД производится работниками службы ДОУ, ответственными за регистрацию документов в ведомстве.

4.2. Обращения, поступающие в адрес Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области, а также на электронную почту Правительства Московской области регистрируются в УДО и направляются с использованием функции МСЭД "направление" на рассмотрение в соответствующие службы ДОУ.

4.3. Обращения граждан, доставленные почтой, фельдъегерской службой, поступающие на электронную почту Правительства Московской области, на контрольно-пропускной пункт Дома Правительства Московской области (далее - КПП), а также поступившие на КПП в адрес ведомств, передаются по реестру в Управление по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области и в соответствующие ведомства.

4.4. Обращения, поступающие в ведомства, проходят регистрацию в службах ДОУ этих ведомств.

4.5. При получении бумажного оригинала документа работник службы ДОУ формирует РК входящего документа, указывая реквизиты документа, ссылки на связанные документы и выполняя регистрацию документа в МСЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК документа. В случае неправильного заполнения РК документа работник службы ДОУ оформляет отказ в регистрации этого документа.

4.6. В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение или ведомство работник службы ДОУ структурного подразделения производит возврат документа с указанием причин отказа в рассмотрении через "направление", а служба ДОУ, направившая документ, создает новое "направление" другому адресату. В случае двух возвратов сотрудники службы ДОУ направляют документ руководителю для определения исполнителя.

4.7. Если документ получен по электронной почте, электронный образ документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе. При наличии файла в электронном сообщении этот файл также прикрепляется к РК.

4.8. Документы, поступающие в МСЭД по системе МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в соответствии с Порядком взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота.

(Пункт в редакции, введенной в действие распоряжением Губернатора Московской области от 1 апреля 2015 года N 79-РГ. - См. предыдущую редакцию)