3.1. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с принципом однократности записи информации о документе. Документ, зарегистрированный в ЕСЭДД, имеет электронную карточку, в которой отражены присвоенные ему уникальный номер документа и штрих-код. В дальнейшем каждым участником ЭДО добавляется только входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.
3.2. Регистрация входящих документов:
3.2.1. Единицей учета в ЕСЭДД является зарегистрированный электронный документ.
3.2.2. При регистрации документа в ЕСЭДД:
формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;
устанавливаются связи с имеющимися в ЕСЭДД документами;
документу присваивается регистрационный номер. Регистрация созданных или поступающих бумажных документов включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной карточке документа.
Некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников, в остальные поля информация вводится путем заполнения вручную.
Если к бумажному документу приложены поручения вышестоящих руководителей, они также подлежат сканированию и вводятся в электронную карточку документа.
3.2.3. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника ЭДО к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации в соответствии с правовыми актами участников ЭДО. Передача документов между пользователями у одного участника ЭДО производится без регистрации, с фиксацией даты и времени.
3.2.4. Регистрация электронных документов, регистрация и создание электронных копий документов, поступивших к участнику ЭДО в бумажном виде, осуществляются в сроки, установленные правовыми актами и должностными регламентами ИОГВ (учреждений). Делопроизводственные службы участников ЭДО регулярно не реже чем каждый час рабочего дня осуществляют проверку поступления новых электронных документов.
3.2.5. В случае поступления ошибочно направленного документа или документа, по иным основаниям не прошедшего верификацию, получатель обязан незамедлительно осуществить его возврат отправителю с объяснениями причины возврата.
3.3. Регистрация исходящих документов в ЕСЭДД:
3.3.1. Регистрация исходящих документов включает в себя следующие действия:
автоматическое присвоение уникального номера документа и штрих-кода;
заполнение полей электронной карточки документа (атрибутов документа и поручений по документу, дополнительных связей, движения, истории);
установление связей с другими документами в ЕСЭДД;
автоматическое присвоение номера исходящему документу;
создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).
3.3.2. В ЕСЭДД фиксируется дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе и адресате документа. Временем отправки документа считается момент записи полностью заполненной электронной карточки документа в базе данных ЕСЭДД.
3.3.3. При регистрации ответа, отправляемого на входящий документ, исполнитель обязан указать номер документа, на который подготовлен ответ, установить на него связь, а также заполнить поле "Краткое содержание" в соответствии с требованиями, предусмотренными в подразделе 2.1.16 Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".