64. Основанием для начала выполнения административной процедуры является заполнение пользователем листов использования просмотренных архивных дел с указанием даты использования, фамилии, инициалов, характера произведенной работы, номеров использованных листов (приложение 7 к Административному регламенту).
65. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются начальник отдела использования и публикации документов, начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов.
66. После завершения использования архивных документов пользователь передает архивные документы заведующему читальным залом.
Заведующий читальным залом в присутствии пользователя проводит проверку состояния сдаваемых документов, ставит отметку (подпись) в требовании, подтверждающую прием архивных документов.
67. В случае обнаружения отсутствия листов в архивных делах, а также повреждений архивных документов, не зафиксированных в листах-заверителях, заведующий читальным залом составляет в присутствии пользователя акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и заведующим читальным залом и представляется на рассмотрение директору ГКУ ЛОГАВ.
68. Директор принимает решение о направлении информации в правоохранительные органы по принадлежности для решения вопроса о привлечении пользователя к административной, уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
69. Когда пользователь заканчивает работу в читальном зале до окончания действия временного пропуска, он сдает временный пропуск заведующему читальным залом, который выдает пользователю единовременный пропуск на выход из здания ГКУ ЛОГАВ.
70. При возврате архивных документов в архивохранилище из читального зала хранитель проводит их полистную проверку, а также проверку их физического состояния.
71. После возврата всех архивных дел в архивохранилище заведующий читальным залом оформляет личное дело пользователя, в которое подшивает заявление, анкету, требование пользователя, а также вносит в базу данных "Читальный зал" информацию об использовании документов.
72. Срок выполнения административной процедуры составляет не более 2 рабочих дней с момента проставления подписи заведующего читальным залом в требовании, подтверждающую прием архивных документов от пользователя.
73. Результатом выполнения административной процедуры является прием архивных документов из читального зала на место их постоянного хранения в архивохранилище.
74. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка (подпись) работника архивохранилища в бланке требования, подтверждающая прием архивных документов из читального зала и заверение подписью пропуска пользователю на выход из здания ГКУ ЛОГАВ.