42. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учёте архивных документов, выявления и учёта архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
43. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке (цикличная), а также единовременно (внеочередная).
44. Плановая цикличная проверка наличия и состояния архивных документов проводится не реже одного раза в 10 лет.
45. В случае перемещений, при частом использовании архивных документов фонда, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, проводится внеочередная проверка наличия и состояния архивных документов.
45.1. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учётных документов, которая включает:
- установление полноты учётных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы,
- сверку их сопоставимых показателей,
- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверку правильности составления их итоговых записей.
46. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- подкладывать на правильные места хранения обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов с целью последующей подкладки их на правильное место хранения;
- изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
- изымать единицы хранения, не внесённые в опись дел, документов, и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания.
47. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
- вносить в опись дел, документов неучтённые единицы хранения;
- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учётных документах.
48. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
49. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учёта необнаруженных архивных документов (Приложение 5). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учёта необнаруженных архивных документов.
50. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в муниципальном архиве, так и в других организациях. Руководитель муниципального архива вправе продлить срок розыска.
51. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются уполномоченному работнику, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью уполномоченного работника.
52. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учёта после согласования с Архивным комитетом Ленинградской области (далее - Архивный комитет).
53. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение 4). Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учётных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты (Приложения 6-10).
54. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения (далее - проверка состояния документов) проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.
55. Проверка состояния документов может проводиться в целевом порядке, в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
56. При обнаружении дефектов составляются акты (Приложения 11-15), отражающие характер дефектов и меры по их устранению.
57. В случае выявления архивных документов, пораженных биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), такие документы направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
58. При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.