36. Основанием для начала исполнения административной процедуры является завершение мероприятий по организации хранения архивных документов в архивохранилище в отношении поступившего документа.
37. Исполнение административной процедуры осуществляется уполномоченным работником муниципального архива в соответствии с его должностными обязанностями.
38. Ответственные лица организуют наличие достаточного для размещения архивных документов количества специальных средств хранения архивных документов (стеллажи, шкафы, коробки, папки и другие), а также поддержание и соблюдение нормативных условий хранения архивных документов, а именно:
39.1. Противопожарного режима.
39.1.1. Регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
39.2. Охранного режима.
39.2.1. Обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укреплённости, оборудованию здания (помещения) муниципального архива средствами охранной сигнализации, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
39.2.2. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания муниципального архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
39.2.3. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учётные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в допечатываемых помещениях.
39.2.4. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укреплённостью против возможного взлома, оснащёнными замками повышенной секретности.
39.2.5. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме администрации муниципального образования или муниципального архива.
39.2.6. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают работники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у руководителя муниципального архива или лица, его замещающего.
39.2.7. Вынос из муниципального архива архивных документов, материальных ценностей и научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, подписанным руководителем муниципального архива или лицом, его замещающим.
39.3. Температурно-влажностного режима.
39.3.1. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55%.
39.3.2. Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:
Вид документа | Температура, °С | Относительная влажность воздуха, % | ||
чёрно-белые | цветные | чёрно-белые | цветные | |
Фотодокументы: | ||||
Пленка | не выше +15 | не выше -5 | 40-50 | 40-50 |
Фотобумага | не выше +15 | не выше -5 | 40-50 | 40-50 |
Документы на магнитной ленте и дисковых носителях | +8-+18 | 45-65 | ||
39.3.3. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/-5 °С) и относительной влажности воздуха (+/-10%) не допускаются.
39.3.4. При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
39.3.5. В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20+/-5 °С и относительной влажности воздуха 50+/-20%.
39.3.6. Температурно-влажностный режим контролируется путём регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
39.3.7. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (Приложение 3).
39.4. Светового режима.
39.4.1. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплётах, папках, коробках, а также соблюдением установленного светового режима.
39.4.2. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
39.4.3. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесённых на стекло покрытий.