79. Основанием для начала выполнения в Архивном комитете, ГКУ ЛОГАВ административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления государственной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента.
Если запрос является платным, основанием для начала выполнения административной процедуры в ГКУ ЛОГАВ является получение от заявителя квитанции о совершении полной оплаты за исполнение запроса, которая предоставляется почтовой связью или при личном обращении.
80. Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, являются:
- в Архивном комитете - начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности;
- в ГКУ ЛОГАВ - директор, начальник отдела использования и публикации документов.
81. Срок отправки ГКУ ЛОГАВ ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.
82. При личном обращении получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте копии сопроводительного письма к ним (или в журнале регистрации), указывая дату их получения.
83. В случае проставления апостиля получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии расписывается в журнале регистрации проставления апостиля.
84. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.
85. Результатами выполнения административной процедуры являются:
- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и отправка в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, простым или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
- регистрация в журнале исходящей корреспонденции и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
86. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами исходящего номера и даты отправки подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в журнал регистрации исходящей корреспонденции и внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).