8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документационного фонда Министерства, который составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).
8.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Аппарат.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Аппарат.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Аппаратом на основе номенклатур дел департаментов.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Аппарата, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК федерального архива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.8. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Один экземпляр Сводной номенклатуры дел - передается в федеральный архив, с которым она согласовывалась.
8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
8.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
8.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: |
07-05-01, где |
07 - делопроизводственный индекс Аппаратом; |
05 - порядковый номер отдела организации делопроизводства Аппарата; |
01 - порядковый номер заголовка дела. |
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Заголовок дела" (тома, части) номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).