5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые внутренние - в день подписания или утверждения, создаваемые отправляемые - в день подписания или на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах номенклатуры дел, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Министерства или непосредственно в Министерство, а также документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих департаментах.
Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются в Аппарате.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
5.1.6. Документы регистрируются в СЭДО.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
индекс дела;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;