Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (с изменениями на 1 июля 2024 года)

4.3. Обработка исходящих документов


Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.

Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент - головной исполнитель документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличия необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, а также главам субъектов Российской Федерации, подписываются Министром или заместителем Министра.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем, директором департамента и его заместителями в соответствии с компетенцией.

4.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.

4.3.3. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными и подписанными в соответствии с положениями Инструкции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.3.4. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭДО, при этом:

документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основаниями передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата;

(Абзац  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз и приложений, наличие отметки об исполнителе.

4.3.5. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата в составе: подлинник документа и лист согласования (либо копия документа с оригинальными визами).

(Пункт  в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)

4.3.6. Согласование проекта документа производится в электронном виде с использованием электронной подписи.

4.3.7. Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, руководству департаментов должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в пункте 4.2.10.

В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ - общий, ДСП;

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;