3.7.6.1. Служебные записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного электронного обмена между департаментами, должностными лицами.
В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
Служебные записки оформляются шрифтом Times New Roman с размером шрифта N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 3.7.5 настоящей Инструкции.
Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
3.7.6.2. Служебная записка подписывается заместителем Министра, руководством департамента или составителем.
3.7.6.3. Визы исполнителя или иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, оформляются в электронном виде, которая после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-исполнителя.
3.7.6.4. При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
3.7.6.5. Документы служебной переписки Министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство департамента-составителя. Повторная регистрация департаментом-получателем при приеме таких документов не допускается.
При регистрации документов служебной переписки в СЭДО документу присваивается регистрационный номер.