4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭДО.
4.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
4.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Аппарата (далее - экспедиция).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые Министерством, утверждается отдельным актом.
4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства и с пометками "Лично" и "На конкурс". Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
4.2.6. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
4.2.7. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
4.2.8. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.
4.2.9. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.