3.7.4.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями Министра, регистрируются и хранятся в Аппарате.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Копии протоколов при необходимости рассылаются Аппаратом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.4.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Аппарата.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минсельхоза России от 30 августа 2018 года N 390. - См. предыдущую редакцию)
3.7.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Например: |
Присутствовали: 25 человек (список прилагается) |
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на совещании государственных гражданских служащих Министерства и подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти допускается объединять в группы с указанием должности, например: "заместители директоров департаментов", "начальник, заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители начальников управлений Россельхознадзора". Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов исполнительной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения, печатается через 1,5 межстрочного интервала.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается по центру шрифтом без выделения и подчеркивается.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.
Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: департамент или должностное лицо, которому дается поручение - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственной Федеральной службе или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие департаменты, например:
Например: |
" 1. Депагропрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по подготовке...". |
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например: