9.8.1. В соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР N 274 от 04.04.80, научно-техническая документация передается организациями на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее 25-летнего срока ведомственного хранения. В отдельных случаях Главархиву СССР предоставлено право продлевать сроки ведомственного хранения НТД.
9.8.2. Организации по истечении сроков хранения документов Государственного архивного фонда СССР организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы.
9.8.3. Документация передается в соответствии с описями, утвержденными ЭПК учреждения архивной службы СССР, в хорошем физическом состоянии (отреставрированная, переплетенная, прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию).
9.8.4. Организация обязана обеспечить полную сохранность документов, подготовленных к передаче на государственное хранение и включенных в акт приема-передачи (прил.16). В графе "Примечание" фиксируется факт передачи исторической справки (или дополнения к ней) и перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежат передаче на госхранение, указываются физическое состояние документов (отмечаются документы, нуждающиеся в реставрации, переплете, дезинфекции и т.п., прилагается их список, гарантийное письмо), номера дел, отсутствующих при приеме, номера актов о необнаружении, неисправимых повреждениях.
9.8.5. Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет организации-сдатчика.
9.8.6. НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но не утратившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отраслевыми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке.
9.8.7. Копии чертежей и текстовых документов как самой организации, так и контрагентских организаций, разработанных до 1946 года, по миновании в них практической надобности после выяснения вопроса о сохранности подлинной НТД в субподрядных организациях и получения отказа эксплуатирующей организации от приема документов, уничтожаются в установленном порядке.
9.8.8. Копии НТД на бумажных и машиночитаемых носителях и текстовых документов, разработанных после 1946 года, по миновании в них практической надобности и при наличии в СНТД подлинников, выделяются к уничтожению по ГОСТ ЕСКД 2.503-74, ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСС АСУ 24.402-80, ГОСТ 28388-89 и Р 50-75-88.
Акт о списании документов подписывается членами ЭК и утверждается руководителем организации без согласования с ЭПК архивного учреждения.
9.8.9. В акте на уничтожение под одним порядковым номером может значиться группа документов, относящаяся к проекту или его части, сборочной единице, с указанием общего количества единиц хранения.
Однотипные документы, относящиеся к разным проектам, формируются в отдельные группы по видам и могут вноситься в акт под одним порядковым номером.
Научная документация вносится в акт под отдельным порядковым номером.
9.8.10. НТД, отобранная к уничтожению, сдается в конторы Главного управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Научно-технические документы сдаются на переработку в плотной упаковке, опечатанной печатью организации, которая должна сохраняться до момента переработки. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой макулатуры. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который хранится в СНТД.
Порядок уничтожения документов с грифом "ДСП" определяется специальной инструкцией.
9.8.11. Номера уничтоженных научно-технических документов другим документам не присваиваются. Они исключаются из учетных документов путем проставления в графе "Примечание": "Уничтожены по акту о выделении к уничтожению N... от ... (дата)".