Всемерное ускорение научно-технического прогресса - одна из важнейших задач, стоящих перед советским народом. В процессе ее решения в научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организациях, на предприятиях и в высших учебных заведениях создается значительное количество научно-исследовательской и технической документации (НТД) на бумажных, магнитных и пленочных носителях.
Создание, учет и обращение технической документации регламентированы государственными стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), Единой системы технологической документации (ЕСТД), Системы проектной документации для строительства (СПДС). Процессы технического документирования регламентированы также Единым комплексом стандартов АС (ЕКС АС), Единой системой стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ), стандартами Единой системы технологической подготовки производства (ЕСТПП), Системы технической документации АСУ (СТД АСУ), Системы автоматизированного проектирования (САПР), Единой системы программной документации (ЕСПД), Автоматизированной системы технологической подготовки производства (АСТПП) и др.
В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года N 274 научно-техническая документация, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, входит в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР). Включенная в состав ГАФ СССР научно-техническая документация является собственностью государства и передается на государственное хранение в установленные постановлением сроки.
Настоящие Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР". Правила распространяются на работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией для капитального строительства. Организации и предприятия, создающие и хранящие НТД, в работе с управленческой документацией и документами личного происхождения, в общих вопросах организации работы с НТД (планирование, отчетность, составление номенклатур дел и др.) руководствуются "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М.,1986), а в работе с документами на машинных носителях - ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.
Издание состоит из 9 разделов и приложений. Их структура приближена к структуре "Основных правил работы ведомственных архивов". В разделе 1 уточнены задачи и функции ведомственных служб НТД, в разделе 2 в соответствии с уточненными стандартами ЕСКД, ЕСТД и СПДС - состав и виды научно-исследовательских и технических документов. Впервые определен состав документов автоматизированных систем, созданных в соответствии со стандартами ЕКС АС, САПР, ЕСПД и АСТПП. Раздел 3 посвящен передаче НТД на хранение в ведомственную службу НТД. В разделе 4 содержатся указания по обеспечению сохранности документов на разных носителях в СНТД, включая требования к режиму хранения, выдаче документов из хранилища СНТД и проверке наличия и состояния дел. Разделы 5 и 6 регламентируют работу СНТД по учету НТД и созданию к ней информационно-поисковых систем. Раздел 7 посвящен вопросам организации использования НТД. В разделах 8 и 9 уточнена система критериев экспертизы ценности НТД на различных носителях и порядок ее передачи на государственное хранение. Предложена апробированная на практике новая методика подготовки НТД к передаче на государственное хранение, основанная на согласованных ведомственных планах-графиках. В Правилах впервые определяется порядок хранения особо ценных документов и создания фонда пользования.
К Правилам приложены формы документов, образующихся в процессе деятельности службы НТД.
Правила не содержат исчерпывающих ответов на все вопросы, возникающие в ходе работы с НТД, а также не дают рекомендаций по структуре, штатной численности и оплате труда сотрудников служб НТД. Эти вопросы решаются соответствующими ведомствами по согласованию с Государственным комитетом Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Министерством финансов СССР.
Правила следует применять в совокупности с действующими нормативно-методическими документами, вместо "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977; М., 1984).
Подготовка Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД и ЦГАНТД СССР.
При подготовке Правил были учтены предложения и пожелания специалистов ВНИИНмаша Госстандарта СССР, Гипромеза, ГИАПа, ЦНИИподземмаша, НПО "Красный пролетарий", НИЦКД СССР, МГИАИ, ЦГАНТД г. Ленинграда, ЦГАНТД УССР, ЦГАНТД БССР, ЦГАНТД ЭССР, ЦГАНТД КазССР, ЦГАНТМД УзССР, ЦГАНТМД АзССР, ЦГАНТД АрмССР. ЦГАНТД ГССР, специалистов Главархива СССР (В.М.Мамонова, Е.Н.Бедова, В.А.Еремченко, Т.Н.Викторовой, Н.А.Карпуновой, Н.М.Петрова, О.Н.Тягунова, И.В.Горячевой).