2.7.1. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с целью обеспечения правильного и всестороннего решения поставленных в нем вопросов, соответствия действующему законодательству.
2.7.2. Согласование может проводиться как внутри организации (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и сторонними организациями).
2.7.3. Виза согласования документа
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Визирование производится перед представлением документа на подпись (утверждение).
2.7.3.1. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается должность визирующего.
Например:
Начальник юридической
службы подпись Б.Б. Цыбикжапов
10.04.99
Наименование структурного подразделения при визировании можно указывать сокращенно.
2.7.3.2. При разногласиях по подготовленному проекту документа или по его отдельным пунктам визирующий обязан написать мотивированное замечание. Отказ от визирования документа не допускается.
2.7.3.3. Замечания или предложения по проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются". Текст документа не исправляется. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
2.7.3.4. Визы проставляются на первом экземпляре документа (проекта приказа, указания, инструкции, правил, положения, телеграммы и т.д.).
Письма визируются на экземпляре, остающемся в организации, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа.
2.7.3.5. Визирование документов, как правило, производится в следующей последовательности:
- исполнитель документа;
- руководитель подразделения, в котором работает исполнитель;
- финансовые и экономические подразделения;
- общественные организации (если это предусмотрено соответствующим законодательством);
- юридическая служба;
2.7.3.6. Проекты приказов, указаний и других нормативных документов подлежат обязательному согласованию и визированию в юридической службе. В случае несоответствия данного проекта действующему законодательству и Инструкции по делопроизводству по предложению юридической службы авторами проекта вносятся необходимые исправления и уточнения. При отсутствии согласия юридическая служба, не визируя проект, дает соответствующее заключение или визирует проект с замечаниями. Отсутствие необходимых реквизитов и согласований является основанием к отказу визирования.
2.7.4. Внешнее согласование
2.7.4.1. Согласование документа с организациями и должностными лицами вне данной организации, оформляется одним из следующих способов: грифом согласования, письмом согласования, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством организации или решением коллегиального органа.
2.7.4.2. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (напечатанного прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица (органа), с которым документ согласовывается (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты; или названия документа, подтверждающего согласование, год даты и индекса, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления госслужбы и кадров
(личная подпись) Ц.Ц.Санданов
21.05.99