Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати.
2.8.1. Подписание
2.8.1.1. Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководителями организации, учреждений и предприятий в соответствии с их компетенцией, установленной действующими правовыми актами.
2.8.1.2. Служебные документы подписываются;
- все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности;
- направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) - начальниками (в их отсутствие - заместителями начальников) служб; отделов.
- внутренние (не выходящие за пределы организации) документы - доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Подписание руководителями служб и отделов нормативных актов не допускается.
2.8.1.3. Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два липа - председательствующий и секретарь коллегиального органа.
2.8.1.4. Подписывается, как правило, два первых экземпляра документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (под копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.
Документы, выпускаемые совместно с другими ведомствами и организациями, оформляются не на бланках, а на стандартном листе бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждое ведомство, организация, имело по подлиннику.
2.8.1.5. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
2.8.1.6. При оформлении документа на бланке наименование организации в реквизите "подпись" не указывается, например:
на бланке комитета по культуре
Председатель комитета личная подпись расшифровка подписи
Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.
2.8.1.7. В документах, оформленных не на бланке, полное наименование организации в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности, например:
Начальник управления
госслужбы и кадров
Администрации Агинского округа личная подпись расшифровка подписи
2.8.1.8. При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:
Председатель комиссии | подпись | Н.В.Петров |
2.8.1.9. При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления подпись И.Н. Петров
Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров
Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например: