КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 07 декабря 2001 года N 266

О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики

Признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. N 8}

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р и в целях совершенствования делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовая инструкция).

2. Органам исполнительной власти Чувашской Республики разработать на основе Типовой инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству и по согласованию с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов ввести их в действие до 1 июля 2002 года.

3. Признать утратившим силу постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 18 апреля 1995 г. N 121 "О Системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики".

Председатель Кабинета Министров

Чувашской Республики - Н. Федоров

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Кабинета Министров
Чувашской Республики
от 07.I2.200I N 266

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - органы исполнительной власти).

1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики.

1.3. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями органов исполнительной власти после согласования с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов. Согласование проводится в целях обеспечения их соответствия действующему законодательству Российской Федерации и Чувашской Республики по архивному делу, нормативным и методическим документам, регулирующим вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов.

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления органа исполнительной власти.

2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется компетенцией органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times ET и Times N ew Roman Суг размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (таблицы, подписи под рисунками, примечания). Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств ЭВТ основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы органа исполнительной власти, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1-5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. N 9-ст).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.

3.1.2. В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования органа исполнительной власти;

бланки с указанием должности руководителя органа исполнительной власти и его заместителей;

бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.

3.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти.

3.1.4. Бланки документов органа исполнительной власти подлежат учету.

3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.2. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа исполнительной власти обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

3.2.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).

3.2.2. Индекс документа

Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.

Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает.

05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;

12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А - 38.

3.2.3. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

3.2.4. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова" "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

При необходимости - дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа исполнительной власти. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.2.5. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.