КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 апреля 1995 года N 121

О системе документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики

Признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. N 266

В целях улучшения документационного обеспечения и архивной работы в государственных учреждениях Чувашской Республики Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить систему документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики (прилагается).

2. Руководителям республиканских органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений:

привести систему документационного обеспечения в соответствие с утвержденными требованиями;

организовать проведение инвентаризации бланков официальных документов, печатей и штампов и к 1 июля 1995 г. привести их в соответствие с Системой документационного обеспечения деятельности государственных учреждений Чувашской Республики.

3. Контроль за ходом выполнения настоящего постановления возложить на Комитет Чувашской Республики по делам архивов и Администрацию Президента Чувашской Республики.

Председатель Кабинета Министров

Чувашской Республики - Э.Аблякимов

Утверждена постановлением
Кабинета Министров
Чувашской Республики
от 16.04.95 N 121

1. Общие положения

1.1. Система документационного обеспечения деятельности органов государственной власти Чувашской Республики разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90) {1}, устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, комитетах, управлениях, органах местного самоуправления и других государственных и муниципальных учреждениях Чувашской Республики (далее - учреждения).

1.2. Основная цель системы - упорядочение создания документов, повышение качества и сокращение их количества, рациональная организация документооборота, создание условий для применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы государственных служащих, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений (далее - служащих) с документами.

1.3. Документы учреждений являются собственностью государства и включаются в их имущество; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, положениями об учреждениях.

1.4. Настоящая система устанавливает порядок документирования деятельности учреждений, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.

Правила работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования", а также с письмами, жалобами и заявлениями граждан регламентируются специальными инструкциями.

1.5. Положения настоящей системы распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машинописными и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения" и методическим указаниям "Порядок хранения документов на машинных носителях" (РД 50.524-84).

1.6. Документационное обеспечение деятельности, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников государственной и муниципальной службы основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (СДОУ) (приложение 1).

Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю учреждения.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.

1.8. Работник службы ДОУ знакомит всех сотрудников аппарата учреждения с нормативно-методической документацией по делопроизводству под расписку на листе ознакомления с нормативными документами (приложение 2).

1.9. Служащие несут персональную ответственность за выполнение требований нормативных документов по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и формируемых дел. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в управление делами (общий отдел, канцелярию, техническому секретарю).

При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении служащего имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику с отметкой в учетных документах.

1.10. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководства.

1.11. Права, обязанности и ответственность служащих, участвующих в создании документов и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения определяются должностными инструкциями.

1.12. Методическое руководство по вопросам организации документационных процессов в учреждениях Чувашской Республики осуществляется соответствующим органом управления архивным делом (республики, района, города).

{1} В связи с принятием Конституции РФ 12 декабря 1993 года ранее принятые законодательные акты, не противоречащие Конституции РФ, сохраняют силу до принятия новых законодательных актов Российской Федерации.

2. Документация учреждений

2.1. Деятельность учреждений обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией учреждения, кругом его управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между учреждением и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

В систему документации входят организационно-распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские документы и документы по материально-техническому снабжению. Первыми документами должны быть правовые акты об образовании учреждения, назначении руководителя и его приказ о вступлении в должность.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией учреждения Чувашской Республики издают следующие распорядительные документы:

министерства - постановления, приказы, указания, инструкции;

государственные комитеты и комиссии - постановления или распоряжения, приказы, указания, инструкции;

комитеты, управления - приказы, указания, инструкции;

органы местного самоуправления - решения, постановления, распоряжения.

2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов и процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов в каждом учреждении Чувашской Республики разрабатывается с учетом требований ГОСТ 6.10.1-88 Табель унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации основных задач и функций учреждения (приложение 3).

Табель утверждается руководителем учреждения.

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия, технический секретарь) учреждения.

2.4. Основанием для создания документов являются:

законы и постановления органов представительной и исполнительной властей Российской Федерации и Чувашской Республики, приказы и указания вышестоящих отраслевых органов;

конкретные поручения Президента, Кабинета Министров, Администрации Президента Чувашской Республики, вышестоящих отраслевых органов и необходимость выработки распорядительных мер по их выполнению.

2.5. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений, предприятий и организаций посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам учреждения, предприятия, организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации).

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, графические документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, диски и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование учреждения - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, визы, подпись.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими элементами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Текст документа готовится на государственных языках Чувашской Республики.

Ответы на письма граждан Чувашской Республики отправляются на языке автора.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

3.2.2. Устанавливаются два формата бланков - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки каждого вида изготовляют с угловым или продольным расположением реквизитов.

3.2.3. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

3.2.4. На бланках для писем указываются реквизиты: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, телекоммуникационный адрес, номер телефона, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа.

3.2.5. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания".

3.2.6. Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20 {*};

верхнее - не менее 10;

правое и нижнее - не менее 8.

3.2.7. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

3.2.8. Реквизиты бланка должны быть исполнены на обоих государственных языках Чувашской Республики.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка.

-------------------------------

{*} ГОСТом 6.38-90 предусмотрено поле 20 мм, но в соответствии с установленной практикой рекомендуется оставлять поле 35 мм.

3.3. Оформление реквизитов документов

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1.88. "Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения", государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ. Сборник плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов) и ГОСТ 6.38.90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 4).

3.3.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики при угловом расположении реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования учреждений, а при продольном расположении реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

3.3.2. Наименование учреждения - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в Положении.

3.3.3. Название документа должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы учреждений, издающие различные по форме документы, оформляются в виде "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принимавшего этот документ.

3.3.4. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.