Республика Саха (Якутия) обладает богатейшим архивно - информационным потенциалом, который может обеспечить решение важнейших задач экономического и социального развития республики, реформирования духовного обновления общества.
В последние годы на федеральном уровне завершено создание правовой базы организации архивного дела. Приняты Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552 утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
В соответствии с федеральным законодательством в феврале 1996 года Государственным Собранием (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) принят Закон Республики Саха (Якутия) "Об Архивном фонде Республики Саха (Якутия) и архивах" - первый законодательный акт, обеспечивающий правовую базу организации архивного дела в республике.
Постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 сентября 1995 года N 413 "О государственной поддержке архивного дела" Национальный архив Республики Саха (Якутия) и его филиал в г. Якутске отнесены к особо ценным объектам национального культурного достояния народов Республики Саха (Якутия). В соответствии с законодательством Республики Саха (Якутия) по архивному делу и в целях сохранения историко-культурного наследия народов Республики Саха (Якутия) Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 14 октября 1998 года N 425 Национальный архив Республики Саха (Якутия) и его филиал включены в Государственный свод особо ценных объектов национального культурного достояния народов Республики Саха (Якутия).
В настоящее время в сеть государственной архивной службы республики входят три республиканских и 35 улусных и городских архивов. Объем Архивного фонда Республики Саха (Якутия) по сравнению с 1990 годом увеличился в два раза и составляет около 2 млн. единиц хранения, вследствие передачи в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) документов ликвидированных партийных органов. Советов народных депутатов всех уровней, совхозов и других организаций и предприятий, в связи с разгосударствлением и изменением форм собственности.
По состоянию на 01.01.2000 источниками комплектования республиканских, улусных и городских архивов являются 1780 организаций и предприятий республики, создающих документы на различных носителях (бумажной, пленочной, видеозаписей), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
В последние годы в целях обеспечения доступа исследователям архивистами республики рассекречено более 42,6 тыс. единиц хранения.
Документы Архивного фонда Республики Саха (Якутия) широко используются в научно-исследовательских и культурно - просветительских целях. Только за период 1992-1999 гг. издано 5 сборников документов и один фото-альбом "М.К. Аммосов (1897-1938)". В 1991-1999 г.г. организовано 213 выставок документов, 155 радио- и 43 телепередачи, опубликовано в периодической печати более 500 статей, направлено заинтересованным организациям более 300 информационных документов, исполнено 1426 тематических запросов организаций. Архивные справки социально-правового характера получили более 45,3 тыс. граждан.
В 1999 году филиал Национального архива Республики Саха (Якутия) за подготовку Краткого справочника по фондам филиала Национального архива Республики Саха (Якутия) признан победителем Всероссийского конкурса по программе "Культура" и завоевал грант Института "Открытое общество" (фонд Сороса) в сумме 4,5 тыс. долларов США. Премией Всероссийского конкурса научных работ по архивоведению и документоведению, организованного Росархивом, отмечены сборник документов "М.К. Аммосов: неизвестные страницы жизни и деятельности" и фото-альбом "М.К. Аммосов. 1897-1938 г.г. Фотографии, документы".
Вместе с тем, вследствие недостаточного финансирования, многие проблемы архивного дела остаются нерешенными. Состояние большинства архивохранилищ и материально-техническая база республиканских, улусных и городских архивов не обеспечивают сохранность документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) на уровне нормативных требований, не соблюдается температурно-влажностный режим хранения документов на различных носителях, что приводит к преждевременному старению, разрушению физического состояния документов.
В специально построенных зданиях размещаются только Национальный архив и его филиал, 24 улусных и городских архивов - в приспособленных помещениях каменных зданий администраций, 11 - в помещениях деревянных зданий. Загруженность архивохранилищ Национального архива составляет 120%, филиала - 90%, улусных и городских архивов - 91%.
Особенно критическая ситуация с обеспечением сохранности документов сложилась в Национальном архиве, где хранятся наиболее ценные документы с начала XVIII столетия до наших дней. Стены здания архива поражены грибком и плесенью, не выдерживается температурно-влажностный режим из-за постоянных аварий отопительной и канализационной систем, выхода из строя кондиционерной установки, изношенности кровли здания.
Требуется техническое перевооружение лаборатории микрофильмирования, переплета и реставрации документов. Микрофильмирующее оборудование не обновлялось в течение последних 20 лет и вышло из строя, в связи с этим с 1996 года приостановлена работа по созданию страхового фонда документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия). Отсутствует и не приобретается современное оборудование для реставрации, переплета и дезинфекции документов. Только 20% единиц хранения, хранящихся в архиве, закартонировано.
Необходимость строительства пристроя к зданию Национального архива обусловлена не только загруженностью его архивохранилищ, но также и тем, что в ведомственных архивах министерств, ведомств и предприятий республики хранится огромный массив документов, в т.ч. по личному составу, срок ведомственного хранения которых истек. Их сохранность не гарантируется, когда имеет место частая реорганизация органов исполнительной власти, как республиканской, так и местной, ведомств и предприятий, текучесть кадров, отсутствие помещений под архивы и т.д.
Требуют неотложного решения вопросы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) в улусных и городских архивах. Из них только 19 имеют охранно-пожарную сигнализацию, ни один архив не имеет приборов для измерения температурно-влажностного режима хранения, 9 - не имеют металлических стеллажей, из-за отсутствия средств низкими темпами осуществляется картонирование документов, которое способствовало бы обеспечению долговременной сохранности документов, удобству их размещения в архивохранилищах, поиску и использованию документов.
Крайне низкими темпами осуществляется оснащенность архивов электронно-вычислительной техникой, что тормозит внедрению автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности использования документов в информационной и культурно - просветительной работе, создание единой информационной сети в архивной службе республики, снижает оперативность и качество обслуживания учреждений, исследователей и граждан, обращающихся с запросами социально-правового характера.
Остро стоит вопрос о необходимости научной разработки и расширения использования и публикаторской деятельности архивов. Однако архивы не располагают финансовыми возможностями для расширения этой работы, организаций подготовки и издания серии публикаций исторических источников по актуальным проблемам исследования истории Якутии, поисковой работы по выявлению документов по истории республики в федеральных и областных архивах и библиотеках Российской Федерации, стран СНГ и за рубежом. Считая выявление и возвращение своего документального исторического наследия, Правительство Республики Саха (Якутия) распоряжением от 28.11.95 N 1389-р утвердило программу "Сахаика". Однако финансирование этой программы до сих пор не осуществляется.
Решение задачи сохранения документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и дальнейшего развития архивного дела республики требует реализации в 2001-2003 гг. специального комплекса мероприятий по развитию архивного дела. Проявившийся на рубеже XXI века широкий интерес общественности к прошлому, документальному наследию, хранящемуся в архивах страны и республики, необходимо закрепить и всесторонне развивать как важнейший фактор нравственного воспитания граждан, особенно молодежи, и духовного обновления общества.
Настоящая Программа предусматривает решение следующих приоритетных задач и включает 5 разделов.