8.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов Правительства автономного округа проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Правительства автономного округа образовывается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 09 декабря 2010 года N 445-П "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа".
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
Состав ЭК утверждается приказом аппарата Губернатора автономного округа.
8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в соответствующих секретариатах и структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.
8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства автономного округа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
(пп. 8.3.2.6 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства автономного округа.
(пп. 8.3.2.7 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)