3.1. Наименование административных действий (процедур) и их последовательность при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан:
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение должностным лицам департамента;
- рассмотрение обращений граждан;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения.
Блок-схема последовательности действий исполнения государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в департаменте указана в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан осуществляется секретарем-референтом департамента.
3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина в департамент (письменное или устное), а также поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов власти для рассмотрения по поручению.
3.2.2. Обращение может поступить по почте, передаваться по факсу, электронной почте, Интернету, доставлено непосредственно гражданином или его представителем, а также может быть подано должностному лицу во время публичных и иных мероприятий с участием граждан.
3.2.3. Все поступающие в департамент письменные обращения граждан независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации и учету секретарем-референтом, на которого возложена обязанность по организации контроля за прохождением писем и обращений граждан (далее - секретарь-референт) как отдельная группа документов. На данном этапе производится первичная обработка обращений граждан. Секретарь-референт:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостности упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;
- прикрепляет к обращению поступившие вместе с обращением документы и иные сопутствующие приложения;
- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес департамента нет", с указанием даты и личной подписи, которая прилагается к поступившим документам;
- возвращает на почту (не вскрывая) ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- составляет акт (в двух экземплярах) о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в деле, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.
3.2.4. Секретарь-референт - ответственный за прием документов, - получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая, сообщает об этом заместителю руководителя департамента. Вскрытие такой документации производится в присутствии комиссии в составе не менее трех сотрудников департамента, о чем составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии. Такие документы передаются на рассмотрение руководителя с приложением акта комиссии.
3.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится секретарем-референтом. Если в письменном ответе не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.
(пункт 3.2.5. в ред. приказа департамента промышленности, транспорта, связи и инноваций Воронежской области от 11.06.2010 N 89 НГР ru36000201000579)
3.2.6. Обращения, поступившие:
- по факсу - регистрируются секретарем-референтом и передаются руководителю;
- по электронной почте - распечатываются, регистрируются секретарем-референтом и передаются руководителю.