ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 ноября 2012 года N 794-р
Об утверждении регламента администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области
(с изменениями на 19 ноября 2018 года)
(в ред. распоряжений Губернатора Белгородской области от 27.04.2015 N 231-р, от 21.09.2017 N 759-р, от 19.11.2018 N 933-р)
В целях усиления контроля за реализацией проектов в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области:
1. Утвердить регламент администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области (прилагается).
(в ред. распоряжения Губернатора Белгородской области от 21.09.2017 N 759-р)
2. Руководителям органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области:
- назначить из числа государственных гражданских служащих категории "руководители" главной группы должностей государственной гражданской службы области ответственного за проектное управление;
- информацию о назначенных ответственных за проектное управление представить в департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области в срок до 30 ноября 2012 года;
(в ред. распоряжения Губернатора Белгородской области от 27.04.2015 N 231-р)
- обеспечить закрепление функций проектного офиса за сотрудниками, к задачам которых относится организация проектной деятельности, исходя из принадлежности органа власти области к проектному или процессному, актуализируя их должностные обязанности в соответствии с регламентом администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области, утвержденным в пункте 1 названного распоряжения.
(абзац введен распоряжением Губернатора Белгородской области от 21.09.2017 N 759-р)
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области - начальника департамента внутренней и кадровой политики области О.А.Павлову.
(п. 3 в ред. распоряжения Губернатора Белгородской области от 21.09.2017 N 759-р)
Губернатор Белгородской области
Е.САВЧЕНКО
Утвержден
распоряжением
губернатора Белгородской области
от 22 ноября 2012 г. N 794-р
РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. распоряжений Губернатора Белгородской области от 21.09.2017 N 759-р, от 19.11.2018 N 933-р)
1. Общие положения
1.1. Регламент администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области (далее - Регламент) разработан в целях обеспечения контроля за реализацией проектов на всех этапах управления проектами в органах исполнительной власти, государственных органах области в соответствии с постановлением Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года N 202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области" (далее - постановление Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп).
1.2. Под администрированием проектов в целях настоящего Регламента понимается совокупность механизмов контроля и мониторинга проектов на всех этапах управления проектами.
1.3. Администрирование проектов в органах исполнительной власти, государственных органах области (далее - государственные органы) осуществляется на следующих уровнях:
- на первом уровне - руководителем проекта при участии администратора проекта и оператора мониторинга проекта;
- на втором уровне - ответственным за проектное управление в государственном органе, определенным распорядительным актом соответствующего государственного органа (далее - Ответственный), и сотрудниками, к задачам которых относится организация проектной деятельности в соответствующем государственном органе (далее - проектный офис государственного органа);
- на третьем уровне - структурным подразделением департамента внутренней и кадровой политики области, к задачам которого относится внедрение проектного управления в государственных органах (далее - областной проектный офис).
1.4. Администрирование проектов и взаимодействие проектного офиса государственного органа и областного проектного офиса при согласовании проектной документации осуществляется посредством использования автоматизированной информационной системы "Проектное управление" (далее - АИС "Проектное управление"), в которую вносятся сведения о проектах.
1.5. Администрирование проектов осуществляется с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление" и до перевода проекта в архив.
1.6. Сроком представления проектной и отчетной документации считается дата внесения ее окончательной версии в АИС "Проектное управление".
2. Взаимодействие проектных офисов в ходе инициации проектов
2.1. В течение 1 (одного) месяца с момента регистрации инициативной заявки в АИС "Проектное управление" куратор проекта совместно с инициатором и руководителем обеспечивают разработку, согласование и рассмотрение на заседании экспертной комиссии презентации проекта.
2.2. Контроль за соблюдением сроков и качества подготовки презентационного материала для рассмотрения на заседании экспертной комиссии, в том числе контроль за соблюдением порядка согласования проектов по принципу "одного окна", осуществляет проектный офис государственного органа и Ответственный.
2.3. Контроль за соблюдением качества подготовки презентационного материала осуществляется проектным офисом государственного органа путем сопровождения подготовки (проверки) презентаций в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением заместителя Губернатора области - начальника департамента кадровой политики области от 27 декабря 2011 года N 136 "Об утверждении форм документов по управлению проектами" (далее - методические рекомендации).
2.4. После согласования презентационного материала проектный офис государственного органа вносит предложения о рассмотрении открываемых проектов на заседании экспертной комиссии.
2.5. Подготовку и размещение в АИС "Проектное управление" протоколов по итогам рассмотрения проектов на заседаниях экспертной комиссии обеспечивает проектный офис государственного органа.
2.6. В течение 1 (одного) месяца с даты одобрения проекта на заседании экспертной комиссии, но не более 2 (двух) месяцев с даты регистрации инициативной заявки куратор проекта совместно с инициатором и руководителем обеспечивают подготовку, согласование и утверждение паспорта проекта.
2.7. Контроль за соблюдением качества подготовки паспорта проекта осуществляется проектным офисом государственного органа в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
2.8. Согласование разработанного паспорта проекта, соответствующего требованиям, указанным в пункте 2.7 раздела 2 настоящего Регламента, осуществляется проектным офисом государственного органа и Ответственным путем визирования документа либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещения проекта документа.
2.9. После согласования (визирования) Ответственным паспорт проекта отправляется на одобрение в областной проектный офис через АИС "Проектное управление".
2.10. Областной проектный офис осуществляет проверку паспорта проекта, результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты направления паспорта проекта на одобрение через АИС "Проектное управление".
2.11. Согласование проектной документации и перевод проекта на этап планирования осуществляются областным проектным офисом после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям документов, указанных в пункте 2.7 раздела 2 настоящего Регламента.
3. Взаимодействие проектных офисов в ходе планирования проектов
3.1. В течение 1 (одного) месяца с даты утверждения паспорта проекта, но не более 2 (двух) месяцев со времени одобрения проекта на заседании экспертной комиссии руководитель проекта обеспечивает подготовку, согласование и утверждение плана управления проектом.
3.2. Контроль за соблюдением качества подготовки плана управления проектом осуществляется проектным офисом государственного органа в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
3.3. Согласование разработанного плана управления проектом, соответствующего требованиям, указанным в пункте 3.2 раздела 3 настоящего Регламента, осуществляется проектным офисом государственного органа и Ответственным путем визирования документа либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещения проекта документа.
3.4. После согласования (визирования) Ответственным план управления проектом отправляется на одобрение в областной проектный офис через АИС "Проектное управление".
3.5. Областной проектный офис осуществляет проверку плана управления проектом, результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты направления плана управления проектом на одобрение через АИС "Проектное управление".
3.6. Согласование плана управления проектом и перевод проекта на этап реализации осуществляется областным проектным офисом после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям, указанным в пункте 3.2 раздела 3 настоящего Регламента.
3.7. Ежеквартально, не позднее чем за 2 недели до окончания отчетного периода, проектный офис государственного органа направляет в департамент внутренней и кадровой политики области информацию об инициаторах проектов, переведенных на этап реализации в отчетном периоде, для осуществления премирования в соответствии с постановлением Губернатора Белгородской области от 12 января 2011 года N 2 "О формировании и использовании премиальных выплат участникам разработки и реализации проектов".
4. Взаимодействие проектных офисов в ходе реализации проектов
(в ред. распоряжения Губернатора Белгородской области от 19.11.2018 N 933-р)
4.1. На этапе реализации проектов проектный офис государственного органа взаимодействует со структурными подразделениями соответствующего государственного органа в части:
- подтверждения выполнения контрольных событий по проекту;
- выявления причин отклонений по проектам;
- контроля за выявлением и качественной оценкой рисков;
- выполнения мероприятий по предупреждению наступления рисков и контроля за последствиями выполнения указанных мероприятий;
- устранения последствий в случае наступления рисков и дальнейшего планирования и выполнения мер по стабилизации ситуации, сложившейся после их устранения.
4.2. Контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам осуществляется проектным офисом государственного органа посредством контрольных событий проекта, отчета об окончании блока работ проекта, информация о выполнении которых размещается в АИС "Проектное управление" не позднее дня наступления срока, указанного в плане управления проектом.
