ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 сентября 2017 года N 759-р
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 22 НОЯБРЯ 2012 ГОДА N 794-Р
В целях совершенствования организации проектного управления и в связи с организационно-штатными мероприятиями в органах исполнительной власти, государственных органах области:
Внести изменения в распоряжение Губернатора Белгородской области от 22 ноября 2012 года N 794-р "Об утверждении регламента администрирования проектов в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области":
- в заголовке к тексту, в пункте 1 распоряжения слова "регламент администрирования проектов в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области" в соответствующих падежах заменить словами "регламент администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области" в соответствующих падежах;
- дополнить пункт 2 распоряжения абзацем четвертым следующего содержания:
"- обеспечить закрепление функций проектного офиса за сотрудниками, к задачам которых относится организация проектной деятельности, исходя из принадлежности органа власти области к проектному или процессному, актуализируя их должностные обязанности в соответствии с регламентом администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области, утвержденным в пункте 1 названного распоряжения;";
- пункт 3 распоряжения изложить в следующей редакции:
"3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области - начальника департамента внутренней и кадровой политики области О.А.Павлову";
- признать утратившим силу регламент администрирования проектов в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области, утвержденный в пункте 1 названного распоряжения;
- утвердить в пункте 1 названного распоряжения регламент администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области (прилагается).
Губернатор Белгородской области
Е.САВЧЕНКО
Утвержден
распоряжением
Губернатора области
от 21 сентября 2017 года N 759-р
РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Регламент администрирования проектов и взаимодействия проектных офисов органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области (далее - Регламент) разработан в целях обеспечения контроля за реализацией проектов на всех этапах управления проектами в органах исполнительной власти, государственных органах области в соответствии с постановлением Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года N 202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области" (далее - постановление Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп).
1.2. Под администрированием проектов в целях настоящего Регламента понимается совокупность механизмов контроля и мониторинга проектов на всех этапах управления проектами.
1.3. Администрирование проектов в органах исполнительной власти, государственных органах области (далее - государственные органы) осуществляется на следующих уровнях:
- на первом уровне - руководителем проекта при участии администратора проекта и оператора мониторинга проекта;
- на втором уровне - ответственным за проектное управление в государственном органе, определенным распорядительным актом соответствующего государственного органа (далее - Ответственный), и сотрудниками, к задачам которых относится организация проектной деятельности в соответствующем государственном органе (далее - проектный офис государственного органа);
- на третьем уровне - структурным подразделением департамента внутренней и кадровой политики области, к задачам которого относится внедрение проектного управления в государственных органах (далее - областной проектный офис).
1.4. Администрирование проектов и взаимодействие проектного офиса государственного органа и областного проектного офиса при согласовании проектной документации осуществляется посредством использования автоматизированной информационной системы "Проектное управление" (далее - АИС "Проектное управление"), в которую вносятся сведения о проектах.
1.5. Администрирование проектов осуществляется с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление" и до перевода проекта в архив.
1.6. Сроком представления проектной и отчетной документации считается дата внесения ее окончательной версии в АИС "Проектное управление".
2. Взаимодействие проектных офисов в ходе инициации проектов
2.1. В течение 1 (одного) месяца с момента регистрации инициативной заявки в АИС "Проектное управление" куратор проекта совместно с инициатором и руководителем обеспечивают разработку, согласование и рассмотрение на заседании экспертной комиссии презентации проекта.
2.2. Контроль за соблюдением сроков и качества подготовки презентационного материала для рассмотрения на заседании экспертной комиссии, в том числе контроль за соблюдением порядка согласования проектов по принципу "одного окна", осуществляет проектный офис государственного органа и Ответственный.
2.3. Контроль за соблюдением качества подготовки презентационного материала осуществляется проектным офисом государственного органа путем сопровождения подготовки (проверки) презентаций в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением заместителя Губернатора области - начальника департамента кадровой политики области от 27 декабря 2011 года N 136 "Об утверждении форм документов по управлению проектами" (далее - методические рекомендации).
2.4. После согласования презентационного материала проектный офис государственного органа вносит предложения о рассмотрении открываемых проектов на заседании экспертной комиссии.
2.5. Подготовку и размещение в АИС "Проектное управление" протоколов по итогам рассмотрения проектов на заседаниях экспертной комиссии обеспечивает проектный офис государственного органа.
2.6. В течение 1 (одного) месяца с даты одобрения проекта на заседании экспертной комиссии, но не более 2 (двух) месяцев с даты регистрации инициативной заявки куратор проекта совместно с инициатором и руководителем обеспечивают подготовку, согласование и утверждение паспорта проекта.
2.7. Контроль за соблюдением качества подготовки паспорта проекта осуществляется проектным офисом государственного органа в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
2.8. Согласование разработанного паспорта проекта, соответствующего требованиям, указанным в пункте 2.7 раздела 2 настоящего Регламента, осуществляется проектным офисом государственного органа и Ответственным путем визирования документа либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещения проекта документа.
2.9. После согласования (визирования) Ответственным паспорт проекта отправляется на одобрение в областной проектный офис через АИС "Проектное управление".
2.10. Областной проектный офис осуществляет проверку паспорта проекта, результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты направления паспорта проекта на одобрение через АИС "Проектное управление".
2.11. Согласование проектной документации и перевод проекта на этап планирования осуществляются областным проектным офисом после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям документов, указанных в пункте 2.7 раздела 2 настоящего Регламента.
3. Взаимодействие проектных офисов в ходе планирования проектов
3.1. В течение 1 (одного) месяца с даты утверждения паспорта проекта, но не более 2 (двух) месяцев со времени одобрения проекта на заседании экспертной комиссии руководитель проекта обеспечивает подготовку, согласование и утверждение плана управления проектом.
3.2. Контроль за соблюдением качества подготовки плана управления проектом осуществляется проектным офисом государственного органа в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
3.3. Согласование разработанного плана управления проектом, соответствующего требованиям, указанным в пункте 3.2 раздела 3 настоящего Регламента, осуществляется проектным офисом государственного органа и Ответственным путем визирования документа либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещения проекта документа.
3.4. После согласования (визирования) Ответственным план управления проектом отправляется на одобрение в областной проектный офис через АИС "Проектное управление".
3.5. Областной проектный офис осуществляет проверку плана управления проектом, результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты направления плана управления проектом на одобрение через АИС "Проектное управление".
3.6. Согласование плана управления проектом и перевод проекта на этап реализации осуществляется областным проектным офисом после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям, указанным в пункте 3.2 раздела 3 настоящего Регламента.
3.7. Ежеквартально, не позднее чем за 2 недели до окончания отчетного периода, проектный офис государственного органа направляет в департамент внутренней и кадровой политики области информацию об инициаторах проектов, переведенных на этап реализации в отчетном периоде, для осуществления премирования в соответствии с постановлением Губернатора Белгородской области от 12 января 2011 года N 2 "О формировании и использовании премиальных выплат участникам разработки и реализации проектов".
4. Взаимодействие проектных офисов в ходе реализации проектов
4.1. На этапе реализации проектов проектный офис государственного органа взаимодействует со структурными подразделениями соответствующего государственного органа в части:
- выявления причин отклонений по проектам;
- контроля за выявлением и качественной оценкой рисков;
- выполнения мероприятий по предупреждению наступления рисков и контроля за последствиями выполнения указанных мероприятий;
- устранения последствий в случае наступления рисков и дальнейшего планирования и выполнения мер по стабилизации ситуации, сложившейся после их устранения.
4.2. Контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам осуществляется проектным офисом государственного органа посредством контрольных событий проекта, информация о выполнении которых размещается в АИС "Проектное управление" не позднее дня наступления срока, указанного в плане управления проектом.
4.3. Оператор мониторинга самостоятельно размещает либо обеспечивает размещение в АИС "Проектное управление" ответственными исполнителями документов, подтверждающих выполнение работ, в день наступления контрольных событий.
4.4. Оператор мониторинга информирует администратора и руководителя проекта о выполнении либо невыполнении работ в проекте в день наступления контрольных событий.
4.5. Администратор проекта в день поступления информации от ответственных исполнителей о наступивших или возможных рисках и отклонениях по проекту информирует руководителя проекта.
4.6. Еженедельно руководитель проекта информирует куратора о текущем состоянии проекта, а также о наступивших или возможных рисках и отклонениях по проекту.
4.7. Руководитель проекта обеспечивает своевременное реагирование на риски путем разработки, утверждения и размещения в АИС "Проектное управление" ведомости изменений проекта не позднее чем за 1 сутки до наступления срока изменяемой работы, указанного в плане управления проектом.
4.8. Согласование ведомости изменений проекта проектным офисом государственного органа и Ответственным осуществляется путем визирования документа либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещенного документа.
4.9. Областной проектный офис осуществляет проверку ведомости изменений проекта в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты ее направления на одобрение в АИС "Проектное управление".
4.10. Согласование и одобрение ведомости изменений в АИС "Проектное управление" осуществляется областным проектным офисом после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям, установленным постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
4.11. Проектный офис государственного органа обеспечивает подготовку информации для ежеквартального поощрения государственных гражданских служащих за успешное выполнение контрольных событий в соответствии с постановлением Губернатора области от 31 мая 2016 года N 55 "Об оплате труда государственных гражданских служащих Белгородской области".
5. Взаимодействие проектных офисов в ходе завершения проектов
5.1. В течение 15 (пятнадцати) рабочих дней после выполнения последнего контрольного события согласно плану управления проектом руководитель проекта обеспечивает подготовку и согласование итогового отчета по проекту, а также представление документов, подтверждающих достижение цели, результата и требований к результату проекта в АИС "Проектное управление".
5.2. Контроль за соблюдением качества подготовки итогового отчета по проекту осуществляется проектным офисом государственного органа в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства области от 31 мая 2010 года N 202-пп, и методическими рекомендациями.
5.3. Проектный офис государственного органа осуществляет расчет премиальных выплат участникам успешно завершенного проекта в соответствии с распоряжением Правительства области от 17 июня 2013 года N 287-рп "О межведомственной комиссии по вопросам проектной деятельности в органах государственной власти и государственных органах области и о порядке распределения ассигнований, направляемых на материальное стимулирование участников проектной деятельности" (далее - распоряжение Правительства области от 17 июня 2013 года N 287-рп) и постановлением Губернатора Белгородской области от 12 января 2011 года N 2 "О формировании и использовании премиальных выплат участникам разработки и реализации проектов" (далее - постановление Губернатора области от 12 января 2011 года N 2).
5.4. Расчет премиальных выплат участникам успешно завершенного проекта оформляется проектным офисом государственного органа власти области по форме согласно приложению N 1 к настоящему регламенту.
5.5. Согласование итогового отчета по проекту, а также размера премиальных выплат участникам успешно завершенного проекта (далее - размер премиальных выплат) согласно требованиям, указанным в пунктах 5.2 и 5.3 раздела 5 настоящего Регламента, осуществляется проектным офисом государственного органа и Ответственным путем визирования итогового отчета и приложения с расчетом размера премиальных выплат либо внесения в АИС "Проектное управление" соответствующей записи после размещения итогового отчета и приложения с расчетом размера премиальных выплат.
5.6. После согласования Ответственным итогового отчета и приложения с расчетом размера премиальных выплат документы отправляются на одобрение в областной проектный офис через АИС "Проектное управление".
5.7. Областной проектный офис осуществляет проверку итогового отчета по проекту и приложения с расчетом размера премиальных выплат, после чего результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты направления документов на одобрение в АИС "Проектное управление".
5.8. Согласование итогового отчета, а также приложения с расчетом размера премиальных выплат для рассмотрения на заседании экспертной комиссии осуществляется областным проектным офисом после устранения всех несоответствий требованиям документов, указанных в пунктах 5.2 и 5.3 раздела 5 настоящего Регламента.
5.9. После согласования итогового отчета по проекту и приложения с расчетом размера премиальных выплат проектный офис государственного органа обеспечивает рассмотрение результатов проекта и размера премиальных выплат на заседании экспертной комиссии.
5.10. Проектный офис государственного органа обеспечивает подготовку и размещение в АИС "Проектное управление" протокола по итогам рассмотрения результатов проекта и размера премиальных выплат на заседании экспертной комиссии.
