Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области
(приложение с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П, см. предыдущую редакцию)
I. Общие положения
1. Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, (далее - Правила), на основе Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.
2. Настоящее Положение распространяется на:
структурные подразделения аппарата Губернатора Саратовской области;
управление специальных программ Правительства Саратовской области (в части несекретного делопроизводства) и комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области (далее - отдельные исполнительные органы Саратовской области);
управление делами Правительства Саратовской области и государственное казенное учреждение Саратовской области "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" (далее - ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов") в части, определенной пунктом 6, подпунктами "в" и "г" пункта 9, пунктами 13, 14, 17.3, 17.13, 18, 19 и 21 настоящего Положения;
областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области" в части, определенной пунктом 20 настоящего Положения.
3. Для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности аппарата Губернатора Саратовской области, отдельных исполнительных органов Саратовской области, управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений) и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Саратовской области, оборудовано архивохранилище аппарата Губернатора Саратовской области (далее - архивохранилище).
4. До передачи в архивохранилище документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области, отдельных исполнительных органов Саратовской области, а также управления делами Правительства Саратовской области и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", хранятся по месту их формирования.
5. Все работы (за исключением транспортировки и материально-технического обеспечения), связанные с подготовкой и передачей документов аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области в архивохранилище и соответствующий государственный архив Саратовской области, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных соответственно аппарату Губернатора Саратовской области и отдельным исполнительным органам Саратовской области.
Материально-техническое обеспечение при подготовке к передаче документов аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных государственных исполнительных органов Саратовской области в архивохранилище и соответствующий государственный архив Саратовской области, а также их транспортировка производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных управлению делами Правительства Саратовской области.
6. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов управления делами Правительства Саратовской области и непосредственно ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" в архивохранилище, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных соответственно управлению делами Правительства Саратовской области и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов".
7. Работа с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236, (далее - Перечень), Положением о постоянно действующей экспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области, утвержденным постановлением Правительства Саратовской области от 1 июля 2021 года N 506-П, настоящим Положением и локальными нормативными актами аппарата Губернатора Саратовской области.
II. Состав документов архивохранилища
8. В архивохранилище хранятся:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности аппарата Губернатора Саратовской области, государственных органов Саратовской области, входящих в структуру аппарата Губернатора области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области, а также управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений), включенные в утвержденные экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа Саратовской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) описи дел;
б) документы по личному составу фондов организаций-предшественников;
в) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области, не переданных на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Саратовской области);
г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архивохранилища.
9. В архивохранилище поступают на хранение:
а) документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области (в том числе упраздненных);
б) документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу, образующиеся в деятельности управления специальных программ Правительства Саратовской области (в части несекретного делопроизводства) и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области, прошедшие научно-техническую обработку;
в) документы постоянного хранения и по личному составу, образующиеся в деятельности управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений), прошедшие научно-техническую обработку;
г) документы постоянного хранения и по личному составу аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области, сформированные ГКУ "Центр Бухгалтерского учета, отчетности и финансов" в процессе ведения бухгалтерского учета, в том числе составления бухгалтерской отчетности при централизации бухгалтерского учета в соответствии со статьей 264.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации, а также документы постоянного хранения и по личному составу по обеспечению деятельности непосредственно ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", прошедшие научно-техническую обработку;
д) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области).
III. Основные задачи работы с архивными документами