116. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив Министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих Министерства, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, передаются в архив Министерства по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Министерства не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению Министра дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив Министерства по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
(п. 116 в ред. Приказа Министерства здравоохранения Омской области от 06.11.2020 N 59)
117. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному руководителем Группы, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.
В период подготовки на бумажном носителе дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства руководителем Группы проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием-передача дел в архив Министерства производится руководителем Группы в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив Министерства дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя Группы и передавшего дела лица, ответственного за архив в структурном подразделении Министерства.
Передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Министерства информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив Министерства выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
- формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
- проверка архивом Министерства электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
- проверка воспроизводимости электронных документов;