МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 11 сентября 2014 года N П-14-66
О внесении изменений в приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 31 октября 2013 года N П-13-103
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 14.05.2024 N П-24-26.
____________________________________________________________________
Внести в приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 31 октября 2013 года N П-13-103 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области" следующие изменения:
1) преамбулу после слова "хозяйства" дополнить словами "и продовольствия";
2) пункт 1 после слова "делопроизводству" дополнить словами "в Министерстве (далее - Инструкция)";
3) в пункте 2:
- абзац первый после слова "работы" дополнить словом "Министерства";
- абзац третий после слова "государственного" дополнить словом "гражданского";
4) в приложении "Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области":
- пункт 2 изложить в следующей редакции:
"2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭДО), входящей в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и иных информационных технологий.";
- в пункте 11:
в абзаце первом:
слова "система электронного документооборота Министерства (далее - СЭДО), входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и" заменить словом "СЭДО,";
абзац третий после слов "документов Министерства" дополнить словом "их";
- абзац первый пункта 192 после слова "носителе" дополнить словами "(далее - электронные документы)";
- дополнить пунктом 192.1 следующего содержания:
"192.1. Электронные документы внесены в Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства (далее - Перечень ЭД), который приведен в приложении N 21.
При подготовке Перечня ЭД используются Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень типовых документов), а также номенклатура дел Министерства.
В Перечень ЭД включаются:
- документы, которым установлен временный срок хранения;
- документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения;
- другие документы, образующиеся в деятельности Министерства, отражающие специфику его деятельности.
Не рекомендуется включать электронные образы документов на бумажных носителях.
Оформление Перечня ЭД должно соответствовать оформлению Перечня типовых документов.
Хранение документов, вошедших в Перечень ЭД, осуществляется в электронном виде. Выводу на бумажный носитель подлежат отобранные в процессе проведения экспертизы ценности документы, имеющие срок хранения с отметкой "ЭПК". Вывод электронных документов на печать осуществляется после проверки подлинности и целостности электронной подписи электронного документа в соответствии с регламентом работы в ЕСЭДО. Выведенный на бумажный носитель электронный документ удостоверяется главным специалистом организационного отдела Министерства штампом "Подписано электронной подписью".";
- дополнить приложением N 21 "Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области" согласно приложению к настоящему приказу.
Министр
В.А. Эрлих
Приложение
к приказу Министерства сельского
хозяйства и продовольствия Омской области
от 11 сентября 2014 года N П-14-66
Перечень
документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области
N | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. Организация системы управления | |||
1.1. Руководство | |||
1 | Переписка с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, Правительством Омской области, органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство) | 5 лет ЭПК* | Статья 32 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень-2010). |
2 | Переписка с Министерством сельского хозяйства Российской Федерации по основным направлениям деятельности | 5 лет ЭПК* | Статья 33 Перечня-2010. |
3 | Переписка с органами исполнительной власти Омской области по вопросам подготовки еженедельных медиапланов и их согласования | 5 лет ЭПК* | Статья 32 Перечня-2010. |
4 | Переписка со средствами массовой информации по основным направлениям деятельности Министерства | 5 лет ЭПК* | Статья 35 Перечня-2010. |
1.2. Организационные основы управления | |||
5 | Документы (докладные, служебные записки, справки, сведения) внутренней переписки структурных подразделений с руководством Министерства, между структурными подразделениями Министерства по основным направлениям деятельности Министерства | 5 лет ЭПК* | Статьи 87, 88 Перечня-2010. |
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
6 | Документы (планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий в Министерстве | 5 лет ЭПК* | Статья 212 Перечня-2010. |
7 | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест в Министерстве оргтехникой | 5 лет | Статья 213 Перечня-2010 |
8 | Переписка с Главным управлением информационных технологий и связи Омской области по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота Министерства | 5 лет ЭПК* | Статья 214 Перечня-2010. |
9 | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 лет ЭПК* | Статья 216 Перечня-2010. |
10 | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу данных | Статья 220 Перечня-2010 |
11 | Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к компьютерной сети Министерства | 3 года (после замены новыми) | Статья 221 Перечня-2010 |
12 | Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования в Министерстве | 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии)) | Статья 222 Перечня-2010 |
13 | Сертификаты ключа подписи | 5 лет (после исключения из реестра сертификатов ключей подписей) | Статья 232 Перечня-2010 |
14 | Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи Министерства | 15 лет ЭПК* (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности) | Статья 233 Перечня-2010. |
15 | Договоры между Управлением Федерального казначейства по Омской области и Министерством по вопросам сертификата ключа подписи | 15 лет ЭПК* (после истечения срока действия договора) | Статья 237 Перечня-2010. |
16 | Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий и выписок из документов | 5 лет | Статья 252 Перечня-2010 |
17 | Журнал регистрации распоряжений по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет | Статья 258г Перечня-2010 |
18 | Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов | 5 лет | Статья 258г Перечня-2010 |
19 | Журнал регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности | 1 год | Статья 259ж Перечня-2010 |
2. Планирование деятельности | |||
2.1. Текущее планирование | |||
20 | Квартальные планы работы Министерства | 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно) | Статья 314в Перечня-2010 |
21 | Месячные планы работы Министерства | 1 год (при отсутствии годовых и квартальных - постоянно) | Статья 314г Перечня-2010 |
4. Учет и отчетность | |||
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
22 | Главная книга | 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии)) | Статья 361 Перечня-2010 |
23 | Кассовая книга | 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии)) | Статья 362 Перечня-2010 |
24 | Налоговые декларации юридических лиц по всем видам налогов | 5 лет ЭПК* | Статья 392 Перечня-2010. |
25 | Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет) | Статья 393 Перечня-2010 |
26 | Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ) | 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет) | Статья 394 Перечня-2010 |
27 | Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет) | Статья 395 Перечня-2010 |
4.2. Статистический учет и отчетность | |||
28 | Оперативные сводки, экспресс-информация Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Омской области о заготовке сельскохозяйственных продуктов, внесении удобрений, поступающие в Министерство | 2 года | Статья 225 Сборника примерных номенклатур учреждений, организаций и предприятий Министерства сельского хозяйства РСФСР (часть I), одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива РСФСР 12 мая 1977 года (далее - Сборник-1977) |
29 | Еженедельные отчеты: "Сводная информация по страхованию с государственной поддержкой сельскохозяйственных животных" (форма N ГП-71Ж-н); "Отчет по страхованию с государственной поддержкой урожая сельскохозяйственных культур и посадок многолетних насаждений" (форма N ГП-71УР-н); "Информация о расходах субъекта Российской Федерации (местного бюджета), источником финансового обеспечения которого является субсидия" (форма N 46-н) | 1 год | Статья 338 Перечень-2010 |
30 | Реестр государственных гражданских служащих Министерства, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области | Постоянно (состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения) | Статья 684 Перечня-2010. |
31 | Расчет потребности и обеспечения хозяйств Омской области механизаторами на период весенне-полевых и уборочных работ | 3 года | Статья 267 Сборника-1977 |
6. Информационное обслуживание | |||
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг | |||
32 | Документы (заказы, проекты договоров) по оформлению подписки на периодические издания | 1 год (после получения подписной литературы) | Статья 529 Перечня-2010 |
6.2. Распространение информации, реклама | |||
33 | Ежедневная новостная информация по основной деятельности Министерства, подготовленная для размещения на официальный сайт Министерства | 5 лет ЭПК* | Статья 553 Перечня-2010 |
34 | Документы (пресс-релизы, проекты докладов, выступлений) о деятельности Министерства | 5 лет ЭПК* | Статья 555 Перечня-2010 |
* Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссией может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Электронный текст документа
подготовлен ООО "Деловой Омск" и сверен по:
газета "Омский вестник",
N 37, 19.09.2014
