МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 31 октября 2013 года N П-13-103
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области
(с изменениями на 28 ноября 2023 года)
(в ред. Приказов Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 14.01.2014 N П-14-4, от 08.04.2014 N П-14-22, от 11.09.2014 N П-14-66, от 06.10.2014 N П-14-72, от 08.06.2015 N П-15-34, от 01.03.2021 N П-21-18, от 29.04.2021 N П-21-47, от 25.10.2022 N П-22-71, от 28.11.2023 N П-23-61)
В целях повышения эффективности организации работы документооборота Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство):
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему приказу.
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
2. Отделу трудовых ресурсов и управления персоналом управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства:
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
1) при приеме на государственную гражданскую службу Омской области (работу) в Министерство осуществлять ознакомление вновь принятых лиц в Министерство с Инструкцией;
2) включать в должностные регламенты (должностные инструкции) положения, предусматривающие обязанность государственного гражданского служащего (работника) знать Инструкцию и руководствоваться ею.
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
3. Признать утратившими силу:
1) распоряжение Министерства от 23 апреля 2009 года N 57-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области";
2) распоряжение Министерства от 4 марта 2013 года N р-13-мсх-29/1 "О внесении изменений в распоряжение Министерства сельского хозяйства Омской области от 23 апреля 2009 года N 57-р".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области О.Н. Подкорытова.
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 14.01.2014 N П-14-4)
Министр
В.А.Эрлих
Приложение
к приказу Министерства
сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
от 31 октября 2013 г. N П-13-103
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области
(в ред. Приказов Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 08.04.2014 N П-14-22, от 11.09.2014 N П-14-66, от 08.06.2015 N П-15-34, от 01.03.2021 N П-21-18, от 29.04.2021 N П-21-47, от 25.10.2022 N П-22-71, от 28.11.2023 N П-23-61)
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство) документов.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭДО), входящей в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО), и иных информационных технологий.
(п. 2 в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе требований Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются сотрудниками организационного отдела управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства (далее - организационный отдел Министерства).
5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
6. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
7. В Инструкции используются следующие понятия:
1) входящие документы - документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
2) исходящие документы - документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;
3) внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.);
4) электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.
8. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
2. Организация документооборота и исполнения поручений
9. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
10. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.
11. В документообороте Министерства используется СЭДО, предназначенная для создания, согласования, ознакомления, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Сотрудник организационного отдела Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства их бумажным носителям.
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11.09.2014 N П-14-66)
12. Администрирование СЭДО в Министерстве осуществляется сотрудниками сектора компьютерных технологий управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства.
3. Исполнение поручений в Министерстве
13. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:
1) Губернатора Омской области;
2) Правительства Омской области;
3) первых заместителей Председателя Правительства Омской области;
4) заместителей Председателя Правительства Омской области;
5) руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Омской области;
(в ред. Приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 08.06.2015 N П-15-34)
6) содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;
7) содержащихся в правовых актах Министерства;
8) содержащихся в поручениях:
- Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр), в том числе данных на аппаратных совещаниях;
