159. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные согласно настоящей Инструкции, составляются описи.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел составляются в каждом структурном подразделении Министерства ежегодно, до 25 декабря. По описям дел документы передаются в архив Министерства. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел документооборота ежегодно, до 30 декабря. По сводной описи дела передаются на архивное хранение.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
Описи дел структурных подразделений Министерства составляются по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
160. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
2) в описи дела используется сплошная нумерация документов;
3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;
4) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
5) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии и т.п.
161. Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием должности и утверждается начальником структурного подразделения Министерства.