167. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Министерстве образован архив Министерства.
Порядок работы архива Министерства определяется в соответствии с Положением об архиве Министерства.
168. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в структурном подразделении Министерства. Их передача производится по описям дел.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
169. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
170. Передача дел в архив Министерства осуществляется в соответствии с графиком передачи дел.
График передачи дел в архив Министерства в предстоящем году подготавливается работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве, ежегодно, до 20 декабря.
Подготовленные и оформленные дела передаются структурными подразделениями Министерства в архив Министерства ежегодно, не позднее 25 декабря текущего года, в соответствии с графиком передачи дел в архив Министерства.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
171. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче в архив Министерства работником, ответственным за ведение, архивного дела в Министерстве, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений Министерства обязаны устранить.
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2020 N 86-п)
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в архив Министерства. Работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве, составляется акт недостачи дел согласно приложению N 37, который утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность отдела документооборота Министерства.
172. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства работник Министерства, ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении Министерства, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Министерства.