210. Архив Главного управления ведет работник общего отдела Главного управления, в должностные обязанности которого входят организация хранения и обеспечение сохранности документов Главного управления, поступивших в архив на хранение.
211. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (за исключением документов управления ЗАГС) и по личному составу. Передача дел на архивное хранение производится по описям дел в соответствии с графиком передачи дел, составленным работником общего отдела Главного управления, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным заместителем начальника Главного управления - начальником управления организации деятельности Главного управления.
(в ред. Приказов Главного государственно-правового управления Омской области от 11.09.2015 N 20п/1, от 30.06.2016 N 24п/1)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Главного управления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
212. Прием дел производится работником общего отдела Главного управления в присутствии работника структурного подразделения Главного управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника общего отдела Главного управления и лица, передавшего дела.
213. Дела передаются в архив Главного управления лицами, ответственными за ведение делопроизводства (архива) в структурных подразделениях Главного управления, по описи дел. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Главного управления несет работник структурного подразделения Главного управления, передающего документы.
(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 15.04.2021 N 6п/1)
214. Работником общего отдела Главного управления предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Главного управления.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Главного управления и передается вместе с описью дел структурного подразделения Главного управления в ведомственный архив. Работником общего отдела Главного управления составляется акт недостачи дел (приложение N 27), который утверждается заместителем начальника Главного управления - начальником управления организации деятельности Главного управления.
(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 30.06.2016 N 24п/1)
215. Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Главного управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства (архива) данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
(в ред. Приказа Главного государственно-правового управления Омской области от 15.04.2021 N 6п/1)
216. По результатам экспертизы ценности документов работником общего отдела Главного управления составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 28) и дел по личному составу Главного управления (приложение N 29), а также акты о выделении дел к уничтожению.