111. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (до 10 лет включительно и свыше 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
112. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
113. Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Аппарата. Указанные лица и руководители структурных подразделений Аппарата обеспечивают сохранность документов и дел.
(в ред. Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 N 64)
114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела документооборота. Электронные документы индексируются в порядке, установленном для аналогичных документов на бумажном носителе.
(в ред. Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 N 64)
115. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО Правительства Омской области работником отдела документооборота.
(в ред. Указа Губернатора Омской области от 05.05.2017 N 64)
116. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;