14.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах исполнительной власти края - источниках комплектования государственных архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти края передаются на постоянное хранение в государственный архив края.
14.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
14.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти края, передающих документы.
14.4. Передача документов постоянного хранения в государственный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива края по согласованию с органом исполнительной власти края.
14.5. Документы передаются в государственный архив края по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти края.
Передача дел проводится в государственном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
При первой передаче документов в государственный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
14.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве края, другой - в передающем органе исполнительной власти края. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом исполнительной власти края.
Архив органа исполнительной власти края принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 29). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
(Раздел дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).