Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.3. В органах исполнительной власти края применяются следующие бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам органов исполнительной власти края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
3.1.6. Гербовые бланки органов исполнительной власти края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1). (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков органа исполнительной власти края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:
получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение N 2).
3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти края необходимо установить, что:
бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);
в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;