8.1. Организация документооборота
8.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти края, регламентируются Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.
8.1.3. В документообороте органа исполнительной власти края в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).
8.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти края в соответствии с утвержденным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию)
8.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
8.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи в том числе с использованием системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота, и нарочными.
С помощью почтовой связи в орган исполнительный власти края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
8.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).
8.2.3. Документы, поступающие в орган исполнительный власти края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.
8.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
Регистрации подлежат все документы, за исключением следующих документов:
- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;
- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел);
- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).
8.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.
8.2.6. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
8.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
8.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти края, которому она адресована.