13.1. Экспертиза ценности документов
13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертизе ценности подлежат все документы органа исполнительной власти края независимо от видов носителей и способов записи. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти края.
13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
13.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением о ней, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти края. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края.
13.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив органа исполнительной власти края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
13.1.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.
13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
13.1.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
13.1.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.
13.1.12. В органе исполнительной власти края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти края.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив органа исполнительной власти края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив края.
13.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 20 - 22) в двух экземплярах и представляются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу). (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под порядковым номером);
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
13.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.1.18. Опись дел структурного подразделения органа исполнительной власти края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
13.1.18(1). Сводные описи дел, документов органа исполнительной власти края состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа исполнительной власти края описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти края на этот год.
Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 23 - 25) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения. (Подпункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).