10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти края и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти края, их виды, состав и содержание.
10.1.2. В органах исполнительной власти края составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (приложение N 13).
10.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения органа исполнительной власти края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти края и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти края.
10.1.4. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива края.
10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа исполнительной власти края и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела для согласования. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
10.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.
10.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
10.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
10.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти края.
10.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти края либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти края.
10.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
10.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти края или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении |