12.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти края дела хранятся по месту их формирования.
Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений органа исполнительной власти края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа исполнительной власти края не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив органа исполнительной власти края по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти края и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя органа исполнительной власти края дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа исполнительной власти края по описям дел, документов или по номенклатуре дел. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
12.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа исполнительной власти края или его заместителя, руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти края:
работникам структурных подразделений органа исполнительной власти края;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
одного месяца, - для использования работниками органа исполнительной власти края и иными пользователями;
шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа исполнительной власти края на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
12.2(1). Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 17).
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды. (Подпункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
12.2(2). Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 18). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа исполнительной власти края до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 15) и лист использования документов (приложение N 19).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
проверку физического состояния дела.