9.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства органа местного самоуправления в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения документа, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа местного самоуправления.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.3. Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления, его заместителями, управляющим делами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты органа местного самоуправления (служба делопроизводства, отдел писем и приема граждан).
В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях органов местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.
В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации. (Абзацы 2 - 3 дополнительно включены Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации в органе местного самоуправления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие пометку "срочно" - в трехдневный срок;
имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.
В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.
В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган или организация - автор документа. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
9.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.
9.7(1). К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса. (Пункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
9.8. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.
Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.