11.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.
11.3. В органе местного самоуправления при наличии структурных подразделений составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (приложение N 14).
11.4. Номенклатура дел структурного подразделения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства.
11.5. Сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.
11.6. Номенклатура дел подписывается руководителем (специалистом) службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.
Не реже одного раза в пять лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на рассмотрение ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела, для согласования.
11.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел может быть выставлен на сервере органа местного самоуправления для общего пользования.
11.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
11.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
11.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.
11.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления их деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.
11.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
11.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (акты, справки, предписания, переписка)
о проверках предприятий торговли, общественного питания
и бытового обслуживания
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: