Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.3. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:
- общий бланк (для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок) с угловым или продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым или продольным расположением реквизитов;
- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения) с угловым или продольным расположением реквизитов.
3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими организациями по заказам органа местного самоуправления.
Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
3.1.6. Гербовые бланки органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1).
3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы делопроизводства. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков органа местного самоуправления возлагается на хозяйственную службу органа местного самоуправления.
3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления необходимо установить, что:
- бланки выдаются специалистам структурных подразделений органа местного самоуправления (далее также - структурное подразделение) под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);
- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
- ответственность за обеспечение сохранности выданных бланков и правильность их использования несут специалисты структурных подразделений и руководители структурных подразделений;
- невостребованные и испорченные гербовые бланки возвращаются в службу делопроизводства, осуществляющую их учет;