14.1. Экспертиза ценности документов
14.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертизе ценности подлежат все документы органа местного самоуправления независимо от видов носителей и способов записи. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления.
14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
14.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем органа местного самоуправления. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного хранения и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления.
14.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив органа местного самоуправления; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
14.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
14.1.8. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимостью формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.
14.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
14.1.10. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (далее также - опись). Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
14.1.11. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.
14.1.12. В органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. По составленным описям дел документы сдаются в архив органа местного самоуправления.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив органа местного самоуправления и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий архивный орган.
14.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 22 - 24) в двух экземплярах и представляются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу). (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
14.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения. (Подпункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
14.1.18. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
14.1.18(1). Сводные описи дел, документов органа местного самоуправления состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа местного самоуправления описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления на этот год.