11.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.
11.3. В органе местного самоуправления при наличии структурных подразделений составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (приложение N 15).
11.4. Номенклатура дел структурного подразделения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства.
11.5. Сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.
11.6. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.
Не реже одного раза в пять лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на рассмотрение ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела, для согласования.
11.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере органа местного самоуправления для общего пользования.
11.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в сводную номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в архивный орган, с которым согласовывалась сводная номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
11.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
11.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.
11.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.
11.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.
Электронные документы и базы данных также включаются в сводную номенклатуру дел.
В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
11.14. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по сводной номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по сводной номенклатуре дел.
В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (акты, справки, предписания, переписка)
о проверках предприятий торговли, общественного питания
и бытового обслуживания
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: