13.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.
Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.
Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя органа местного самоуправления дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа местного самоуправления по описям дел, документов или по номенклатуре дел. (Абзацы 7 - 9 дополнительно включены Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
13.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа местного самоуправления или его заместителя, руководителя структурного подразделения органа местного самоуправления:
работникам структурных подразделений органа местного самоуправления;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
одного месяца, - для использования работниками органа местного самоуправления и иными пользователями;
шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа местного самоуправления на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
13.2(1). Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 19).
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды. (Пункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
13.2(2). Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 20). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа местного самоуправления до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 17) и лист использования документов (приложение N 21).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
проверку физического состояния дела.